تشهد أقسام تكنولوجيا المعلومات في المؤسسات العديد من تداعيات فيروس كورونا كوفيد 19 المستجد وما يسببه من أضرار اقتصادية، وذلك وفقاً لمؤسسة الدراسات والأبحاث العالمية جارتنر. وتشير المؤسسة إلى أن على مدراء تكنولوجيا المعلومات اتخاذ ثمانية إجراءات هامة لضمان استمرار تمويل أقسام تكنولوجيا المعلومات لديها والحفاظ على استمرارها خلال جائحة كورونا.
وتكمن الأولوية القصوى بالنسبة للمدراء التنفيذيين في عام 2020 في الحفاظ على بقاء مؤسساتهم، وليس في تعزيز نمو أعمالها. سيعتمد بقاء هذه المؤسسات على قدرتها على الحصول على التمويل مع ضمان استمرارية مبادرات الابتكار اعتماداً على تكنولوجيا المعلومات، وقد لا تنجو المؤسسات التي تفشل في تحقيق ذلك، من تداعيات هذا الفيروس الاقتصادية، أو أنها سوف تتأخر في تحقيق الانتعاش مرة أخرى.
وتتضمن الإجراءات الثمانية التي يتعين على مدراء تكنولوجيا المعلومات اتخاذها مايلي:
1. تأجيل النفقات غير الضرورية
يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات تحديد جوانب الإنفاق الحالية على الفور وتصنيفها ضمن ما يمكن تأجيله أو إلغاؤه أو تعديله. يجب عليهم صب كامل تركيزهم على الأموال التي لم يتم إنفاقها أو الالتزام بها بعد، والنفقات غير الضرورية والتي تعتبر تقديرية ومتغيرة بطبيعتها.
2. توقع زيادة في معدلات الإنفاق
تستخدم العديد من المؤسسات والقطاعات التي تعتمد إلى حد كبير على مكاتب العمل، الكثير من أجهزة الكمبيوتر المكتبية وشبكات المكاتب الثابتة والبنى التحتية الخاصة بها. لكن عند التحول إلى تنفيذ مهام العمل عن بُعد، فإن معدلات الإنفاق قد ترتفع بغية شراء وتأمين أجهزة الكمبيوتر المحمولة والشاشات والأجهزة المحمولة الأخرى اللازمة للموظفين، بالإضافة إلى زيادة أعداد البرمجيات المستخدمة، والشبكات الافتراضية الخاصة VPN، والتكاليف المتعلقة بالعتاد وتكاليف الاتصالات الصوتية أو الخاصة بتبادل البيانات، والتي تتغير حسب حجم الاستخدام.
3. تخفيض معدلات الإنفاق الحالية
يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات التعاون مع مؤسساتهم لإعادة ترتيب متطلبات الإنفاق حسب أهميتها، وتحديد معدلات الإنفاق التي يمكنهم تحملها. ولهذا يجب تصنيف متطلبات الإنفاق والإجراءات المتعلقة بها في ثلاث مجموعات:
- مجموعة البائعين والموردين، أو المدفوعات التي حتما يمكن، وبالتالي يجب، إلغاؤها أو تأجيلها أو تأخيرها. كما يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات الحذر من إبرام الصفقات القائمة على مبدأ الشراء الآن والدفع لاحقاً، والتي لن تكون مؤسساتهم قادرة على تحملها مستقبلاً.
- مجموعة البائعين والموردين، أو المدفوعات التي ربما يمكن، وبالتالي يجب، إلغاؤها أو تأجيلها أو تأخيرها، وقم باتخاذ إجراءات محددة لخفض الإنفاق وتحديد خطوات تخفيف المخاطر المرتبطة بها، والتي ستكون مطلوبة لتنفيذ هذه الإجراءات.
- مجموعة المدفوعات والموردين الذين لا يمكن تعريض خدماتهم لأي انقطاع نظراً لأهميتها القصوى لتسيير أعمالك. قم بمراقبة أداء هذه المؤسسات وسلامتها المالية على نحو مستمر، وانظر في خطط الطوارئ الخاصة بالتعامل مع الموردين المعرضين لخطر التدهور المالي.
- 4. تقييم كافة الاستثمارات القائمة
يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات مراجعة كافة المشروعات القائمة على الفور. ويجب فصل هذه المشروعات إلى فئتين – المشروعات الهامة والمشروعات غير الهامة. ومن ثم عليهم إيقاف المشروعات غير الهامة على الفور، في حين يجب مراجعة المشروعات شديدة الأهمية، والضرورية لضمان التمويل اللازم وبقاء المؤسسة واستمرارية أعمالها، وذلك بغية تحديد الجوانب المتعلقة بهذه المشروعات والتي يمكن تخفيضها.
5. تأجيل كافة النفقات الجديدة
يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات تأجيل أو إلغاء كافة النفقات غير المنوطة بالمشروعات الهامة، أو متطلبات التوظيف، أو الأصول، أو الترقيات، ومن ثم التخلي عن أية موارد أو نفقات خاصة بخدمات البنية التحتية المقدمة من أطراف خارجية يتم تقديمها مقابل دفعات دورية.
6. إعادة تقييم كافة النفقات القائمة
ينبغي على مدراء تكنولوجيا المعلومات، بعد تقييم كافة المشروعات التي تعتمد على الإنفاق الاستهلاكي، الالتفات أيضاً إلى حزم الخدمات والنظر إلى خفض مستويات هذه الخدمات ما أمكن بغية تخفيض النفقات.
7. المفاوضة على تخفيض الاستهلاك
يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات التعاون مع قادة الأعمال لاتخاذ القرارات الخاصة بالتغييرات الرئيسية على مستوى العمليات. قم بالمفاوضة مع رؤساء مؤسستك لإنهاء خدمات أو تطبيقات معينة، وقم بتشجيع مستخدمي خدمات وتطبيقات الأعمال من الموظفين على تخفيض معدلات استخدامها أو القيام بمهام العمل بطرق مختلفة – الطرق التي يمكن من خلالها تخفيض تكاليف التشغيل المتغيرة، أو ربما حتى التكاليف الثابتة للأعمال.
8. استكشاف نماذج تمويل بديلة
يجب على مدراء تكنولوجيا المعلومات التعاون مع مدراء الشؤون المالية بغية التحقق من المساعدات المالية المتوفرة من قبل الحكومة أو القطاع، على المستوى الفدرالي أو المحلي أو على مستوى المقاطعات.