مع ازدياد تحول المؤسسات بشكل متسارع نحو اعتماد التقنيات الافتراضية لعقد الاجتماعات عن بُعد، والاستفادة من الحلول المخصصة لتعزيز التعاون والعمل المشترك استجابة لانتشار وباء كورونا على نحو واسع. قامت جارتنر بتحديد ثلاث خطوات مخصصة لقادة تكنولوجيا المعلومات تهدف إلى تحسين إجراءات العمل الحالية. ويعتمد قادة الأعمال الذين يتطلعون إلى دعم فرق العمل التي تقوم بمهام العمل عن بُعد، في الوقت الحالي، على أدوات تعزيز التعاون والعمل المشترك بهدف ضمان مستويات الإنتاجية المطلوبة والحد من حالات الخلل في سير الأعمال. 
وفي هذا السياق قال مايك فاتشياني، مدير أعلى للبحوث لدى جارتنر: “ازدادت أعداد الاجتماعات الافتراضية التي تنفّذ عن بُعد بشكل كبير منذ بدء جائحة كورونا، الأمر الذي بات يشكل ضغوطات كبيرة على قادة المؤسسات في ظل سعيهم لضمان امتلاك موظفيهم القدرات التكنولوجية اللازمة للحفاظ على اتصالات متسقة وعالية الجودة مع زملائهم، والعملاء، والشركاء، أثناء تنفيذ أعمالهم عن بُعد”.
وعندما يصبح الموظفون أكثر اعتماداً على أدوات العمل المشترك وحلول الاجتماعات الافتراضية هذه، يصبح واجباً على قادة تكنولوجيا المعلومات اتباع هذه الخطوات الثلاث بغية توفير تجربة استخدام أفضل وأكثر أماناً:
1. تمكين تجربة استخدام متسقة وموثوقة عند عقد الاجتماعات الافتراضية عن بُعد
معظم قادة المؤسسات الذين تم توجيه موظفيهم للعمل من منازلهم خلال فترة انتشار جائحة كورونا، قاموا بالفعل بشراء وتطبيق حلول اجتماعات الفيديو المخصصة للمؤسسات وحلول التعاون والعمل المشترك لضمان سير العمليات. وبمجرد نشر هذه الحلول وتطبيقها، يصبح النطاق الترددي الكافي وموثوقية الشبكة من الأمور بالغة الأهمية لتمكين الإنتاجية وتوفير تجربة استخدام متسقة. حيث تحتاج مكالمات الفيديو الجماعية عالية الجودة إلى خدمة إنترنت يمكنها توفير سرعات تنزيل وتحميل لاتقل عن 1.5 ميجابت في الثانية.
وعلى الرغم من أن خدمة الإنترنت تتوفر اليوم في العديد من المواقع بنطاق ترددي وحزم اتصال كافية لتستطيع استيعاب اجتماعات الفيديو الافتراضية، نجد مواقعاً أخرى لا تقدم قدرات الاتصال هذه. وهنا يمكن للموظفين الذين يقيمون في مثل هذه المواقع التي لا توفر اتصالاً بشبكة الإنترنت، والتي يمكن أن تكون في مناطق ريفية بعيدة، أن يستفيدوا من الإمكانات التي تقدمها رسائل العمل المشترك بغية العمل مع الزملاء بشكل غير متزامن، أو الانضمام إلى الاجتماعات باستخدام خيارات الاتصال الهاتفي التي يمكن إضافتها إلى هواتفهم الخاصة. يمكن للعاملين عن بُعد أيضاً استخدام الهواتف الذكية التي تدعم شبكات الجيل الرابع 4G بدلاً من أجهزة الكمبيوتر الشخصية، ليقوموا بالانضمام إلى الاجتماعات الافتراضية على شبكة الإنترنت.
وقد تم تصميم العديد من تطبيقات مكالمات الفيديو أو تطبيقات العمل المشترك بين الموظفين على أنها ستستخدم أثناء التنقل أساساً. وغالباً ما تعمل هذه التطبيقات بكفاءة على الأجهزة المحمولة تضاهي أجهزة الكمبيوتر أو متصفح الإنترنت في كمبيوتر المستخدم.
2. توفير الحماية الكاملة للاجتماعات الافتراضية
تعتبر المخاوف الأمنية من أكبر هواجس قادة الأعمال الذين يتطلعون إلى تمكين الاجتماعات المثمرة على شبكة الإنترنت. ويمكن للمؤسسات التي تستخدم حلول أو خدمات مكالمات الفيديو المساهمة في توفير اجتماعات افتراضية أكثر أماناً من خلال الإلتزام بالإعدادات التي يضعها مسؤول تكنولوجيا المعلومات لديها، وأدوات التحكم في الأجهزة المستضيفة وضمان سلوك المستخدمين النهائيين من الموظفين. ومن خلال خطوات بسيطة، مثل تطبيق رمز مرور خاص بكل جهاز مضيف، وتحديد هويات عشوائية تتغير تلقائياً للاجتماعات الافتراضية ومطالبة المشاركين بالتسجيل في الاجتماعات قبل الانضمام لها، يمكن تحقيق نتائج كبيرة على مستوى الحفاظ على خصوصية الاجتماعات الافتراضية عن بُعد.
3. إعادة صياغة ثقافة جديدة للاجتماعات الافتراضية بغية تعزيز الإنتاجية
قد تزداد أعداد الاجتماعات الافتراضية بشكل كبير في مثل بيئة العمل الحالية التي تتمثل بتنفيذ مهام العمل من المنزل، وهي بالفعل قضية بدأت تعاني منها العديد من المؤسسات. لذلك على المدراء استطلاع آراء فرق عملهم لتحديد حجم الزيادة الذي يواجهونه، ومن ثم القيام بتجربة تطبيق بعض الإرشادات التي تركز على نوع، أو جودة، أو شكل، أو إيقاع الاجتماعات الافتراضية، بغية تحسينها والاستفادة منها على أكمل وجه.