بقلم ، يوان كولون، العضو المنتدب لشركة ” تي إتش أي للتوظيف
شرعت بعض الأسواق الكبيرة في المنطقة كالإمارات العربية المتحدة والمملكة العربية السعودية، باستضافة فعاليات دولية كبيرة وذلك بهدف تنمية قطاعات الفعاليات، ما أسفر بطبيعة الحال عن ازدهار كبير في هذه القطاعات.
في الواقع، أطلقت المملكة العربية السعودية مؤخّرًا صندوق الفعاليات الاستثماري، لتخصّيص رأس مال بقيمة 3.7 مليار دولار أميركي وذلك في تطوير البنية التحتية لفعاليات القطاعات الترفيهية والسياحية والثقافية والرياضية. وبالمثل، تعاونت دائرة الثقافة والسياحة- أبوظبي وغرفة دبي للتجارة على تنفيذ إجراءات استراتيجية تجعل من الإمارات العربية المتحدة مركزًا دوليًا لفعاليات الأعمال وفعاليات الترفيهية على حدّ سواء.
وقد كان جهود هاتين الدوليتين أثر إيجابي على فرص العمل، إذ ازداد الطلب على الموظفين بغرض العمل في الفعاليات المزدهرة والقطاعات الترفيهية، وباتت وكالات التوظيف تبذل قصارى جهدها في توظيف منظمي الفعاليات المتخصصين في العمل. ولأنّنا ندرك في تي إتش أي للتوظيف مدى صعوبة تنظيم فعالية ناجحة وما تتطلبه من تخطيط مسبق ودعم فعال خلال الفعالية نفسها، آثرنا أن نسدي لمنظمي الفعاليات في المنطقة النصائح الخمسة التالية لمساعدتهم على تنظيم فعالية ناجحة وسلسلة.
تعرّفوا على جمهوركم المستهدف
بدايةً، من المهم أن تدركوا أنّ نجاح فعاليتكم منوط برضا الحضور. لذلك، استثمروا جهودكم في التعرّف على الجمهور المستهدف واهتماماته وطريقة تفكيره وسلوكياته. فببساطة، إنّ التركيز هو الجزء الأكبر من مرحلة التخطيط على أنشطة التنظيم والإعداد لا يعني بالضرورة تميّز فعاليتكم عمّا سواها. في المقابل، سيضمن لكم إيلاء الأولوية لإنشاء نقاط الاتصال مع الضيوف وبلورة تجارب مخصّصة في عملية التخطيط أن تتميّزوا عن منافسيكم.
هذا ومن المهم الاطمئنان على الضيف والاعتناء به خلال مختلف محطات الفعالية، وذلك من لحظة وصوله حتّى مغادرته. بمعنى آخر، احرصوا أن يشعر الضيوف بالراحة والإلهام والتقدير إذا ما أردتم نيل رضاهم وضمان حضورهم للفعاليات اللاحقة. تجدر الإشارة إلى أنّ النسخة الأولى من أي فعالية ستساعدكم على تحديد نوع الأنشطة التي يرغبها الضيوف، ما يضع بين أيديكم فرصة لتمييز فعالية عادية عن أخرى مذهلة.
انشروا الطاقة والمشاعر الإيجابية
غالبًا ما تبعث الفعاليات الناجحة في قلب الحضور والمنظمين والموظفين مشاعرًا إيجابية وتقديرًا عاليًا. لذلك، أصبحت الفعالية عبارة عن حفل توزيع جوائز أو فعالية عادية أو معرضًا، من المهم أن يحرص المتخصّصون على أنّ تتماهى الفعالية مع ذوق الحضور وتفضيلاتهم، وذلك لضمان استمتاعهم بوقتهم وربّما حتى شعورهم بالانتماء والألفة. وتكمن أهمية رضا الجمهور عن فعالية ما في ما تولّده لاحقًا من ردود فعل إيجابية تسفر عن زيارات متكررة. هذا وغالبًا ما يعمد الضيوف إلى مشاركة تجاربهم مع الآخرين عبر منصات التواصل الاجتماعي، ما يخلق بالتالي نوعًا من الضجة التسويقية حول الفعالية، ليحصد على إثره المنظمون والفعالية سمعةً حسنة وتسويقًا متناقلًا.
تميّزوا عن غيركم
أمّا على صعيد المنظمين أنفسهم، فمن الضروري أن يتحلّوا بحس من الابتكار في نهجهم. فالتفكير خارج الصندوق ودمج الابتكار في صلب العمليات يضمنان فعالية فريدة بلا منازع. وعليه، فمن المهم أن يدمج المنظّمون احتياجات الضيوف وتفضيلاتهم في عملية التخطيط لبلورة تجارب متخصّصة. علاوة على ذلك، يساهم دمج التكنولوجيا في العمليات بغية بلورة تجارب غامرة في خلق لحظات مميزة للضيوف وتمييز الفعالية عمّا سواها. فعلى سبيل المثال، يساعد استخدام العروض التفاعلية أو الواقع المعزز أو الواقع الافتراضي على منح الضيوف تجارب فريدة من نوعها وتفاعلية.
البساطة سر السعادة
في الفعاليات تحديدًا “البساطة سر السعادة”. فتوظيف موظفين إضافيين أكثر من الحاجة لن يساهم سوى في ارتباك الموظفين والحضور وانعدام الكفاءة وارتفاع التكاليف. والعكس صحيح كذلك، إذ إنّ الاستعانة بعدد غير كاف من الموظفين سيؤدي إلى التقصير في بعض المهام واستياء الحضور. لذلك، فإنّه لمن الضروري توزيع المهام والمسؤوليات بدقة وعناية، بدءًا من مهام التصوير الإبداعي لقصة الفعالية وصولًا إلى مهام إرشاد الموظفين للضيوف خلال الفعالية نفسها. فعلى سبيل المثال، يمكن تشبيه دور مدير المشروع لدور قائد فرقة موسيقية، بحيث ينطوي على كليهما إدارة جهود الموظفين وضمان انسجام مختلف الأدوار.
استذكار أحداث الفعالية
أخيرًا، فمن خلال استذكار أحداث الفعالية السابقة، يمكن للمنظمين اتخاذ قرارات مستنيرة وتبسيط العمليات في مراحل التخطيط والتنفيذ للفعالية اللاحقة. هذا ويمكن للمنظمين كذلك تحديد مجالات التحسين وتطبيقها في الفعاليات اللاحقة عبر جمع ملاحظات الضيوف ومقترحاتهم، ومن ثمّ تحليلها. كما يؤدي تكرار هذه العمليات إلى إحراز تقدّم، ما يساهم تحسّن الفعاليات تدريجيًا.
على منحى آخر، فتساهم تي إتش أي للتوظيف سنويًا في توفير حلول توظيف لمتوسط 1,000 فعالية. وتتنوّع جهودنا ما بين توظيف مروجين لحفل إطلاق منتج وتوظيف مئات الموظفين للعمل في المهرجانات الموسيقية. هذا وغالبًا ما تقصدنا الشركات لاستشارتنا حول مستويات التوظيف الرئيسية في الفعاليات الإقليمية الهامة والتأكد منها. لذلك، فإنّه ليس من الصعب على منظمي الفعاليات تنظيم فعاليات لا تُنسى متى ما اعتمدوا نهجًا استراتيجيًا مدروسًا ومحكمًا.