بقلم سونيا تشابالالا، مديرة قسم الأفراد لمنطقة إفريقيا والشرق الأوسط لدى سايج
تعد تجربة الإعداد من الخطوات بالغة الأهمية في رعاية المواهب. فالأيام والأسابيع القليلة الأولى التي تعقب انضمام شخص ما إلى شركتك تحدد شكل العلاقة بين الموظف وصاحب العمل طيلة الأشهر والسنوات التالية. وقد يسهم الإعداد المناسب في مساعدة أعضاء فريقك على مواكبة العمل بسرعة، وإثارة حماستهم بشأن وظائفهم الجديدة، والتأسيس لعلاقة رائعة طويلة الأمد.
وللأسف، تفشل العديد من الشركات في تزويد الموظفين الجدد بالبداية الصحيحة. إذ وفقًا لبحث عالمي أجرته “غالوب”، أفاد 20 بالمائة من الموظفين أن أحدث تجربة إعداد لهم إما كانت ضعيفة أو معدومة تماماً. ومع ذلك، فإن أولئك الذين أبلغوا عن خضوعهم لتجارب إعداد استثنائية هم أكثر ميلاً للرضا الشديد عن مكان عملهم بمقدار 2.6 مرة – وبالتالي هم أكثر ميلاً للبقاء.
وتتخطى عملية الإعداد تقديم الموظف الجديد إلى الفريق وتزويده بجهاز حاسوب ونسخة من كتيب سياسة الموارد البشرية للشركة. فيما يلي سبع أفكار تساعد شركات الأفراد على تغيير طريقتها في استقطاب الموظفين وإثارة اهتمامهم وإدارتهم من خلال عملية الإعداد:
1. إشعار الموظفين بالترحيب. لا بد من تعريف الموظفين الجدد بالأفراد الذين سيعملون معهم في أسرع وقت ممكن، لكي يشعروا بأنهم جزء من الفريق على الفور. ومن المستحسن إقامة شراكة بين الموظف الجديد وزميل آخر، أو سفير الفريق، لكي يساعده على الاستقرار والتعرف على أشخاص جدد، مما يساهم في تجربة إعداد إيجابية.
2. عدم الاعتماد على الموارد البشرية وحدها: في العديد من الشركات، يقضي الموظفون الجدد مع فريق الموارد البشرية وقتًا أطول في الأيام الأولى من الوقت الذي يقضونه مع زملائهم الذين سيعملون معهم. ولكنهم سيشعرون بمزيد من الترحيب إذا مارس مديرهم والفريق الذي يعملون معه دورًا نشطًا في عملية الإعداد.
3. التركيز على الثقافة: من المهم لكل موظف أن يعرف إجراءات الامتثال ولمن يلجأ في طلب المساعدة لحل أي مشاكل في تكنولوجيا المعلومات. ولكن من الضروري أيضًا أن يعرف الأمور التي لم يتم تدوينها في وثائق السياسات والاستراتيجيات. فلا بد من التحدث معه حول الآليات والقواعد غير الرسمية التي تشكل ثقافة الشركة، مع تسليط الضوء على كيفية تركيز الشركة على المساواة والشمول.
4. التحلي بالشفافية: لا ينبغي إخفاء سلبيات الوظيفة عن الموظف الجديد. ولا بد من التحدث معه عن صعوبة التعامل مع بعض العملاء أو الأوقات التي يُتوقع فيها العمل لوقت إضافي. فكلما عرف أكثر عن ما سيواجهه، كان استعداده أفضل.
5. تبسيط الأعمال الورقية: يرتبط الإعداد بالأعمال الورقية الضخمة والعديد من الدورات التدريبية. وإذا أمضى الموظفون كل وقتهم في ملء النماذج وحضور جلسات التوجيه، فقد يستغرق انسجامهم مع فرقهم وقتًا أطول. لكن من الممكن تبسيط الإجراءات بواسطة أدوات مثل التوقيعات الرقمية والخدمة الذاتية للموظفين، مما يجعل التجربة أسرع وأسهل للموظفين وأصحاب العمل على حدٍ سواء.
6. إعادة النظر في العمليات في حقبة ما بعد كوفيد: مع الانتقال إلى العمل عن بعد والعمل الهجين الذي من المحتمل أن يكون جزءًا رئيسيًا من مستقبل العمل، تحتاج الشركات إلى إيلاء اهتمام كبير بالموظفين الذين يعملون من المنزل بشكل كامل أو جزئي. فقد يكون من الضروري إنشاء عمليات إعداد ومتابعة جديدة للموظفين عن بعد. ومن المستحسن التفكير في كيفية جعل التجربة أكثر إنسانية، مثل إرسال حزمة رعاية قبل مباشرة يوم العمل الأول أو ترتيب لقاء مع مرشد.
7. المساعدة على البدء بشكل صحيح
عند مساعدة الموظفين الجدد على تحقيق نجاحهم الشخصي، فإن النتائج ستعزز نجاح شركتك بشكل تلقائي، مما يعني أن كلاً من الشركة والموظف سيجني المكاسب. وستتوفر الدوافع والإنتاجية بشكل تلقائي إذا قمت بتزويد الموظفين الجدد بالأدوات والمعرفة والدعم للقيام بعملهم على أكمل وجه والمساهمة بأفضل ما لديهم من أفكار.