دبي،، 25 فبراير 2021:
مع استمرار المؤسسات والشركات على مستوى المنطقة في إعادة فتح مكاتبها، استعرضت اليوم شركة إنفور وعلى لسان سمير ماكهيجا، رئيس تطوير الأعمال لحلول إدارة الأصول لدى الشركة في منطقة الشرق الأوسط والهند وإفريقيا، الخطوات التي ينبغي لهذه المؤسسات 
اتباعها لضمان توفر معايير الأمن والسلامة في بيئة العمل.
ولم يعد تشغيل بيئة عمل مناسبة وآمنة مجرد جزء مهم من إجراءات صيانة المؤسسات، بل بات اليوم يعد مطلبا أساسيا من أجل إعادة العالم إلى العمل. وفي هذا الوضع الطبيعي الجديد، لن يكون كافيا للمؤسسات حول العالم أن تعمل على تحسين ممارسات التنظيف والتعقيم، بل سيتطلب الأمر إثبات ذلك ضمن إجراءات تدقيق بأنها اتبعت هذه الممارسات في الوقت المناسب وبالطريقة المحددة.
وفي هذا السياق، استعرضت شركة إنفور خمسة مجالات رئيسية يجب على أصحاب العمل النظر فيها من أجل ضمان إعادة فتح آمنة للأعمال وضمان استمرارية التشغيل، وهي:
الاعتبار الأول – التزام الموظفين بضوابط النظافة أثناء التشغيل
جميع العاملين على مستوى الصناعة سيخضعون لإرشادات وضوابط جديدة فيما يتعلق بالحفاظ على السلامة المادية لبيئة العمل. وسيتوجب على الجميع اتباع وسائل جدية للأعمال، ويشمل ذك كل الفئات بما في ذلك الفنيين الميدانيين، ومشرفي الأمن والحراسة، إلى موظفي المستودعات، والمشرفين على المباني والمنشآت.
وقد أصدرت عدة مؤسسات وطنية وعالمية عددا من الإرشادات الطوعية التي تتناول مستلزمات الوقاية، والتباعد الاجتماعي، ومشاركة المعدات، والعديد غيرها.
وبإمكان أنظمة إدارة أصول المؤسسة أن تساعد في متابعة إجراءات التدريب، والتراخيص، والفحوصات الميدانية. كما يمكنها أن تساعد في التأكد من أن جداول عمل الموظفين تراعي توفر الكفاءات اللازمة لإنجاز المهام إضافة إلى ضمان توفر متطلبات السلامة من تراخيص الاستخدام الآمن والمناسب وفق المعايير المتبعة. كما يمكن لحلول إدارة الأصول أن تساعد في تفادي أية اضطرابات في سير الأعمال، لا سيما في حال توفرها عبر حوسبة السحاب.
الاعتبار الثاني – تحديث إجراءات الصيانة الوقائية
إن إجراءات الحفاظ على أمن وسلامة بيئة العمل مصممة وفق جداول دورية وقائية. ولذا، فإنه من الضروري أن يتم تحديث هذه الجداول بما يتناسب مع التغيرات المتسارعة التي تشهدها المتطلبات.
وبمجرد اعتمادها الإرشادات، يتوجب على المؤسسة أن تحدد دورية التكرار المناسبة لإجراءات التعقيم والتنظيف، وأفضل السّبُل لتدريب الموظفين على الالتزام بذلك. فالاستخدام الصحيح للمعدات الوقائية وطريقة التخلص منها، واستخدام مواد التعقيم اللازمة، وكيفية الحفاظ على التباعد اللازم في المناطق الضيقة تعد من الأمثلة على القضايا التي يجب عليك التفكير مليا في التعامل معها.
الاعتبار الثالث – تحديد الأصول المعرضة للخطر
قد يبدو أن إيجاد الطريقة المثلى لعودة الشركات إلى العمل أمرا مربكا بالنظر إلى بروتوكولات السلامة والنظافة الجديدة. فمن أين نبدأ؟
الخطوة الأولى تتمثل في تحديد أهم الأصول بالنسبة لعمليات الشركة، وهو ما يعني بالتالي أنها تشكل الخطر الأكبر على استمرارية الأعمال. وحتى في الظروف العادية، يجب أن يتم تصنيف الأصول وفق درجة ضرورة التأثير على سير أعمال الشركة فيما لو تعرضت هذه الأصول لأي عطل كان. ومن العوامل الأخرى التي يجب أخذها بعين الاعتبار – وذلك حسب مجال الصناعة – تتضمن سلامة المستخدم، ومستوى رضا العملاء، والتأثير البيئي، ودرجة الامتثال للوائح الحكومية والمحلية، والحفاظ على هوامش الأرباح المنشودة.
الاعتبار الرابع – الاستعداد لأية تغييرات في التوقعات
سيتمكن العالم من التعرف على المزيد مع استمرار العودة إلى العمل. وتعزيز إجراءات إدارة المخاطر الداخلية ستضمن جاهزية المؤسسات لأية إجراءات تدقيق تخضع لها.
تلاحظ شركة Pwc أنه” في هذه الأوقات الصعبة، فإن المسؤولين عن إجراءات التدقيق الداخلي أمام مسؤولية وفرصة لمساعدة شركاتهم في التعامل مع أهم المخاطر التي أبرزتها أو تسببت بها جائحة كوفيد-19″.
كما كتبت شركة “كي بي إم جي” أنع يتوجب على فرق التدقيق الداخلي أن تناقش الأولويات والإجراءات مع إداراتهم يوميا، مع التركيز على بعض الجوانب ذات الخطورة الأعلى، ليكونوا بمثابة “عين الإدارة التي تسير على أرض الواقع”، بينما يكون هؤلاء التنفيذيون مشغولين بالحفاظ على استمرار سير الأعمال، وسط العديد من النصائح التي تغرق جداول أعمالهم.
إن توفر التقارير والبيانات الحيّة حول درجات الالتزام بإجراءات الأمن والسلامة أمر لا بد منه.
الاعتبار الخامس – الانتقال من الصيانة الوقائية إلى الصيانة اللازمة
إجراءات الصيانة اللازمة (والتي تعرف اختصارا باسم RxM) لا تقتصر على توقع الأعطال، بل تتعدى الأمر لاقتراح الخطوات اللاحقة. وفي حين يمكن للصيانة الاستباقية أن تشير إلى العمر الافتراضي المتوقع قبل أن تتعرض الأصول لأية عطل، فإن إجراءات الصيانة اللازمة تساعد في معرفة كيفية تشغيل الآلات في مختلف السيناريوهات يما يحقق أطول عمر عمل افتراضي لهذه الآلات قبل أن تواجه أية اعطال محتملة. الصيانة الاستباقية تقدم لك البيانات الأولية اللازمة لاتخاذ القرارات، في حين أن الصيانة اللازمة RxM تزودك بمختلف الحلول المتاحة، مدعومة بالبيانات. وباستخدام منهجية RxM، يمكن للمرء أن يقارن بين مختلف أمثلة محاكاة التشغيل دون الحاجة لتجريب كل منها واقعيا.