مترجم بتصرف: مقال لـ سكوت كيرنز، المدير العام لشركة Creation Business Consultants
مهما كان شكل عائداتك خلال عام 2020، فمن المؤكد أن منظورك لإدارة أعمالك اليوم مختلف تماما عما كان عليه في مثل هذا الوقت من العام الماضي. ومن بين جميع الدروس المستفادة، يجب أن يكون المحافظة على التدفق النقدي للخروج من الأزمات هو الدروس الأهم لبناء مستقبل مستقر، والاستعداد لمواجهة التحديات غير المتوقعة. ومع وضع ذلك في الاعتبار، إليك خمسة أسئلة ينبغي طرحها لمساعدتك في المحافظة على ربحية أعمالك في العام الجديد:
- هل تمتلك ترخيصاً وهيكليةً لشركتك أكثر فعالية من حيث التكلفة؟ هيكل شركتك هو جوهر عملك، ومع تطور السوق، يمكن أن تشهد متطلباتك تغيراً كبيراً. لا سيما في ضوء الإعلان الأخير عن الملكية الأجنبية، فمن المنطقي أن تتراجع خطوة إلى الوراء وتعيد تقييم وضعك. لذلك، تحقق مما إذا كانت هناك خيارات أكثر فعالية من حيث التكلفة للترخيص أو الرعاية المتاحة، وخذ الوقت الكافي لإعادة التفاوض على أي اتفاقيات شراكة سابقة. وقد يعني ذلك الانتقال إلى منطقة حرة مختلفة، أو تغيير هيكلية شركتك، أو اختيار ترخيص البر الرئيسي للاستفادة من نطاق أوسع من فرص العمل. يجب أيضًا أن تكون منظماً قدر الإمكان. وبالنسبة لمجموعة الشركات، قد تكون هناك مزايا للجمع بين التراخيص التجارية، أو توحيد الأقسام، أو تصفية أصول معينة لتقليل المخاطر وتحسين الربحية.
- كيف يمكننا تعزيز العلاقات مع الموردين؟ تمنحك علاقات الموردين القوية ميزة في سوق تنافسية. ومن خلال الحفاظ على درجة جيدة من التواصل، سيكون الموردون أكثر قابلية لتلبية الطلبات العاجلة ومنح شروط مواتية. ويمكن نقل هذه المزايا الملموسة إلى عملائك للحفاظ على ولائهم. ويشكل الدفع في الوقت المحدد (مما يسهل عليهم إدارة أعمالهم)، والتواصل بشكل مستمر لفهم احتياجاتهم، مفتاح العلاقات مع الموردين. حاول مساعدة الموردين على التخطيط المسبق وتأمين أسعار أفضل من خلال تقديم معلومات وفيرة حول مشاريعك القادمة. فإذا كنت ملتزماً بالدفع في الوقت المحدد وإذا كنت صادقاً بتوقعاتك، سيكون وضعك أفضل للتفاوض على أمور عديدة مثل شروط الدفع الأطول وخطط الأقساط والخصومات والحسومات والعمولات.
- هل يمكن أتمتة أي من مجالات العمل؟ الأتمتة هي أداة مهمة للعمل بذكاء وتمييز نفسك عن منافسيك. ومن خلال استخدام مزايا الذكاء الاصطناعي (AI) بشكل فعال، فستتوفر لديك الموارد للعمل على المزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة، وسيكون العمل أكثر توحداً، ويؤدي في النهاية إلى قوة عاملة أكثر تحفيزًا واشراكاً. ابدأ بإجراء مراجعة كاملة لكافة الأقسام، ثم سجل جميع عملياتك الروتينية. وبمجرد توثيق كل شيء، يمكنك فهم طبيعة أي مهام متكررة يتم تنفيذها، والتي ستكون هي المهام التي يجب أن تتطلع إلى أتمتتها. وعند وضوح الصورة حول العمليات التي يجب أتمتتها، ابدأ بالبحث عن الخيارات وناقش المتطلبات مع مقدمي الخدمة المحتملين. تتضمن الأفكار ربط حسابك المصرفي بنظام المحاسبة الخاص بك لاستيراد المعاملات تلقائيًا، واستخدام البريد الإلكتروني التلقائي وإعداد قوالب قياسية للرسائل الروتينية، بالإضافة إلى استخدام أداة تعاون عبر الإنترنت لإدارة المهام والمشاريع. وتتمثل الخطوة الأخيرة في تطوير خطة مشروع وجدول زمني شامل، مدعومين بمؤشرات أداء رئيسية وواضحة. ويجب الأخذ بعين الاعتبار، أن المشروع يعد مشروعاً مستمراً ويجب أن يشرف عليه شخص يظل مسؤولاً عن فعاليته.
- ما مدى التزامك باللوائح المحدثة؟ شهد العام الماضي زيادة كبيرة في عدد لوائح الامتثال. ومن المتوقع أن نشهد مزيداً منها مع استمرار الإمارات في إظهار استعدادها لاعتماد معايير الاتحاد الأوروبي من أجل البقاء خارج القائمة السوداء للاتحاد الأوروبي. وسيتم اتخاذ المزيد من الإجراءات لتقليل مخاطر السوق، وحماية المستثمرين، والالتزام بمعيار الإبلاغ المشترك (CRS)، مما يتيح تدفقًا شفافًا للمعلومات بين الشركاء الدوليين. حتى الآن، كان التغييران الأساسيان هما نشر تقارير المواد الاقتصادية (ESR) وتسجيل الملكية المستفيدة النهائية (UBO). ومع الغرامات التي تبدأ من 50,000 درهم إماراتي، فإن عدم الامتثال هو خطأ مكلف للغاية. لذلك، لضمان حماية شركتك، من الضروري أن تكون استباقيًا مع سياسات الامتثال الخاصة بك، وإجراء تحليل منتظم للمخاطر لتحديد أي ثغرات عند تحديث الأمور. ومن المهم الالتزام ليس فقط بالسلطة التنظيمية بل بقانون دولة الإمارات العربية المتحدة ككل. فبحسب نوع الثغرة، ستكون شركتك ملتزمة بدفع غرامات أو حتى إلغاء ترخيص التشغيل الخاص بها.
- من أين يمكنك الاستعانة بالمصادر الخارجية؟ الآن وأكثر من أي وقت مضى، تشكل المواهب ذات الخبرة العالية والمعارف الاستثنائية نقطة جذب مهمة للعملاء. ومع ذلك، فأنت لست بحاجة إلى الاحتفاظ بكافة خبراتك داخلياً. قم بتقييم ما إذا كان يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لأية وظائف لن تؤثر على عملك الأساسي. ومن المحتمل أن يوفر عليك ذلك مادياً، ومساعدتك في الاستفادة من موظفيك بدوام كامل بشكل أكثر كفاءة. مجالات مثل المحاسبة، وكشوف المرتبات، وخدمات العلاقات العامة، والموارد البشرية / القانونية، والتسويق، وتكنولوجيا المعلومات تشكل نقاط جيدة للبدء، والتي ستحافظ على ميزانيتك العمومية دون تعريض جودة العمل للخطر. يمكن أن تؤدي العلاقات مع مقدمي الخدمة ذوي السمعة الطيبة أيضًا إلى فرص الشراكة التي توفر قيمة إضافية للعملاء، وتفتح مصادر دخل جديدة.