دبي – خاص
بقلم أليسون زيمر – متخصصة في الاتصالات والتميّز التجاري لدى زيروكس
لطالما كانت الإنتاجية مرادفة للعائد على الاستثمار بالنسبة لمعظم الشركات. على سبيل المثال، إن تكلفة الموظف مقابل القيمة التي يولدها للشركة هو رقم يصعب حسابه تحت أي ظرف. ولكن ماذا يحدث عندما تزدهر الأعمال التجارية، ومع وجود عملاء جدد ومشاريع جديدة، ولا تفي ميزانية سير العمل بتعيين موظفين جدد؟ تواجه الشركات الصغيرة والشركات الناشئة هذا التحدي في كثير من الأحيان، حيث أن العمل المطلوب للنمو يفوق في كثير من الأحيان عدد الموظفين القادرين على التعامل معه.
إن تحميل مسؤوليات إضافية إلى الموظفين المنتجين الذي يمتلئ جدولهم بمهام العمل هو وسيلة رائعة للعثور على عدد أقل من الموظفين مما كنت قد بدأت به مسبقاً، إلا أن العمل الزائد هو أحد الأسباب الأكثر شيوعاً لتغيير الموظفين. إنه يؤدي إلى شعور الموظفين بأقل من قيمتهم، ويعطل التوازن بين العمل والحياة الشخصية، وهو أمر مريع عموماً لمعنويات الموظفين.
لذا، كيف يمكن للشركات تحسين الإنتاجية دون تعيين المزيد من الموظفين – أو الإفراط في تحميل أعباء العمل على الموظفين الحاليين؟
- تقليل الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني: لدى الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني نفس الهدف النهائي، وهو توصيل معلومات مهمة لعدة أشخاص بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. إذن لماذا لا يكونوا أكثر فاعلية؟ من الصحيح أن أي نشاط تجاري لا يمكنه الاستغناء عن ذلك تماماً، ولكن هناك طرق لتشغيل اجتماعات أفضل وعدد أقل منها. قد يبدو تقليل عدد الرسائل الإلكترونية التي تصادفها يومياً أكثر تعقيداً، ولكنه ليس مستحيلاً.
- ابدأ من الأعلى إلى الأسفل. أظهرت الأبحاث أنه عندما ترسل القيادة عدداً أقل من الرسائل الإلكترونية، فمن المرجح أن يفعل الموظفون الشيء نفسه. شجع موظفيك على استخدام البريد الإلكتروني بكفاءة وإيجاز ومباشرة إلى النقطة المراد توضيحها، وعلى إرسال طلبات واضحة، وعلى تقليل الردود غير الضرورية.
- تبسيط التعاون. يمكن أن يؤدي تخزين المعلومات على نظام مشترك إلى تقليل الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني حول أشياء مثل تحديثات المشروع أو المشكلات أو الطوارئ أو المستندات والملفات المرتبطة بمشروع أو عميل ما. خذ بعين الاعتبار تخزين الملفات في مستودع مركزي، مثل السحابة، وتمكين أدوات التعاون لتقليل الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني الفردية.
- احصل على المزيد من المساحة الخاصة بك: يمكن للعوامل البسيطة مثل تخطيط مكتبك أن يكون لها تأثير كبير على الإنتاجية والتعاون وحتى على رضا الموظفين. إنه عنصر نادراً ما يفكر فيه أصحاب الأنشطة التجارية نظراً لأن مسألة كيفية استخدام المساحة عادةً ما تكون قليلة القلق عند مقارنتها بعوامل مثل التكلفة والموقع.
- التحول رقمياً: يمكن أن يساعدك التحول من العمليات الورقية إلى الرقمية – حتى بالنسبة لجزء فقط من عمليات الأعمال – على القيام بكل شيء من توفير المال والوقت لتحسين التعاون وأمان البيانات. تفيد الرقمنة كل القطاعات وتتحول بسرعة إلى طريقة جديدة للعمل في الشركات من كل الأحجام.
- تخطى بعض الخطوات: قد تتفاجأ عندما تعلم أنه من الممكن القيام بالمزيد بأقل جهد. إنها أيضاً بسيطة بشكل مدهش. في الواقع، قد تتساءل عن سبب عدم نشاطك بهذه الطريقة بالفعل. إن أسهل طريقة لتحقيق ذلك هي عن طريق تحويل مكتبك باستخدام نفس التكنولوجيا التي حولت حياتك ألا وهي التطبيقات. تساعد تكنولوجيا التطبيقات في بيئات العمل الشركات على القيام بكل شيء بدءاً من الطباعة عن بعد وترجمة المستندات. ويمكن للتطبيقات توفير اتصالك بفريقك ومساعدتك في إرسال مستندات سرية بأمان وأكثر من ذلك بكثير.
- استرح واستعد القوة: في عصر أصبحت فيه التكنولوجيا تجعلنا على اتصال باستمرار، وعلى مدار الساعة وعبر العالم، يمكن أن يكون من الصعب الحصول على فترات راحة، ولكنها تستحق الجهد بالتأكيد. بعيداً عن الحد من الإنتاجية، يمكن أن يؤدي اتخاذ إجازات منتظمة إلى تحسين إنتاجية نشاطك التجاري. إن تشجيع الموظفين على أخذ الراحة التي يحتاجون إليها يمكن أن يحسن صحتهم أيضاً، ويساعدك على تقليل معدل تبدل الموظفين، الأمر الذي يعد استنزاف ضخم للإنتاجية.
- الاستعانة بمصادر خارجية: إذا كنت لا تزال غير متأكد من أين تبدأ، أو تحتاج إلى إجراء تغييرات كبيرة على طريقة أداء عملك، ففكر في الاستثمار في خدمة الطباعة المُدارة. يمكن أن تتمتع إدارة المستندات الأكثر ذكاءً بفوائد بعيدة المدى لنشاطك التجاري، بدءاً من زيادة الإنتاجية إلى خفض التكاليف وتحسين مستوى الأمان. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المستندات الخاصة بك إلى متخصص، يمكنك تقليل الضغط على موظفيك الأساسيين وتحقيق المزيد بدون إضافة أعضاء جدد للفريق.