أصبح التخطيط لحالات الطوارئ يحظى بأهمية قصوى عند مختلف الشركات على مستوى العالم لتجنب مواجهة الركود الاقتصادي أو التحديات الناجمة عنه. ستكون هناك أوقات سينخفض فيها عدد العملاء والأرباح، إلا أن هناك الكثير مما يمكن للشركات القيام به والتخطيط المسبق لاستعداد ومرونة أكثر.
سعياً نحو مساعدة شركتك، يقدم لك منصور سروار، المدير الإقليمي للخدمات الفنية في “سايج الشرق الأوسط” نصائح عملية تتعلق بأربعة محاور رئيسية، إلى جانب توصيات قابلة للتطبيق، بحيث يتسنى لفريقك مواصلة العمل بصرف النظر عما يقع في العالم من أحداث.
- سياسة العمل من المنزل
على فرض أن شركتك تستخدم التقنية السحابية، يمكن لموظفيك العمل بشكل مريح من منازلهم في حال تعطل الحركة، وستكون حينئذ مطمئناً بأن إنتاجية الكادر لم تتأثر. على سبيل المثال، سيتمكن موظفو الدائرة المالية من متابعة التدفق النقدي وإصدار الفواتير بواسطة استعمال برمجيات المحاسبة حتى وإن كانوا بعيدين بأجسادهم عن المكاتب.
يقول 82% من الموظفين المنتسبين إلى مؤسسات ذات خيارات عمل مرنة إنها ترفع من إنتاجيتهم، في حين يؤكد 58% على أنها تزيد من رضاهم المهني.
تتجلى السياسة المثلى في اعتياد الموظفين على ثقافة العمل من المنزل في أي وقت واعتبارها بديلاً واقعياً.
- الالتزام بالتباعد الاجتماعي وتطبيق استراتيجيات العمل عن بعد: تباحث الحاجة إلى استراتيجية العمل من المنزل في أقسام شركتك القادرة على أداء مهامها عن بعد. من الممكن أن يشمل ذلك تبني التقنية السحابية- ولا ينبغي لهذه العملية أن تستغرق وقتاً طويلاً. إن تخزين بياناتك في السحابة عوضاً عن الأجهزة الفردية يتيح الوصول إلى المعلومات من أي مكان عند توافر الاتصال بالإنترنت. فالحوسبة السحابية تمكّن موظفيك من العمل عند الحاجة في أي وقت أو مكان. وبوسعك تشجيع موظفيك على أخذ حواسيبهم المحمولة- إن كانوا يستعملونها- إلى المنزل كل مساء في حال اضطرت الشركة إلى الإغلاق إثر انتشار مرض أو أي ظرف طارئ. عليك أن تهيء كادرك للعمل أينما تواجد- في المكتب أو المنزل أو حتى على الطريق أثناء زيارة العملاء.
- تجهيز الأدوات المناسبة: هل تملك الأدوات المناسبة التي تضمن استمرار موظفيك في العمل عند حدوث ما يمنعهم من القدوم إلى المكتب؟ هل لديهم حواسيب محمولة وهواتف خاصة بالعمل واتصال جيد بالإنترنت؟
إن التكنولوجيا ضرورية لضمان بقاء موظفيك على اتصال في كافة الظروف- ليس فقط مع شركتك وانما مع عملائك كذلك. فهي تضمن مواصلة العمل بالزمن الحقيقي واستمرار التعاون بين الأقسام بانسابية. على المدى القصير، في حال لم تعتمد التقنية السحابية بعد، فإن الحل الأمثل يكمن في استعمال أداوت مثل خدمة مشاركة الملفات (Microsoft OneDrive) أو أداة التحادث/ الاجتماع (Microsoft Teams). ستكون هذه الأدوات على الأرجح مشمولة في اشتراكك القائم بمجموعة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، ولن تكلفك بالتالي أي نفقات إضافية.
- الامتناع عن التنقل لغير ضرورة: قد يكون النقل بكافة أشكاله، ومنها شحن البضائع، عرضة للتأثر. لربما تقرر حظر السفر على موظفي الشركة رغم تداعياته السلبية لا سيما على كادر المبيعات. مع ذلك، من الممكن الاستفادة من التكنولوجيا التي تتيح العمل عن بعد في مواصلة أعمال هؤلاء الموظفين عن طريق عقد الاجتماعات الافتراضية، بدلاً من اللقاءات الشخصية وجهاً لوجه. لسوء الحظ، لا بديل يغني عن شحن البضائع أو حل المشكلات اللوجستية الأخرى. ولكن بمقدورك التخفيف من وطأة ذلك بالحرص على التنسيق المتواصل مع مورديك وعملائك إزاء ما يمكن عمله في مثل هذه الظروف. راجع عقودك بحثاً عن بنود تتطرق إلى هذه القضايا لمعرفة موقفك القانوني.
- الاتصال والنصح في العمل
إن الإبقاء على موظفيك مترابطين ومتفاعلين ومواكبين للأحداث هام على صعيد متابعة الأعمال. كما أن تحديد الآليات المناسبة وتطبيقها في الوقت المناسب ضروري لتفادي حدوث هلع أو سوء تفاهم إزاء ما يتوجب عليهم فعله.
كما يتوجب عليك إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة مع العملاء والموردين والزبائن، بحيث يكونون على دراية بما سيصدر عنك وتعي أنت بدورك ما سيصدر عنهم.
- إنشاء قنوات اتصال: أسس قنوات اتصال تسمح لك بإرسال معلومات حول آخر التطورات خطياً وإلكترونياً في حالات الطوارئ الحرجة. بالنسبة لموظفيك، قم بإنشاء مجموعة عمل مركزية تجمع بين برمجية التحادث الجماعي وأدوات التعاون لتمكين الفرق من العمل سوياً ومواكبة المستجدات. فالأدوات من أمثال (Microsoft Teams) أو (Slack) مفيدة لهذه الغاية. تأكد من صحة عناوين البريد الإلكتروني (الشخصية والمهنية) وأرقام الهواتف. هل لديك نشرة إخبارية للشركة يمكنك الاستفادة منها أو شبكة إنترنت داخلية؟
- نشر آخر التطورات بانتظام: إبعث برسائل تحوي آخر التطورات بانتظام (يرجع لك القرار في شكل هذا الانتظام) ولكن دون الإكثار منها، لأن ذلك سيؤدي إلى إثارة قلق الموظفين والموردين والعملاء وإزعاجهم بدلاً من طمأنتهم- لا سيما إن لم تقل لهم فيها شيئاً جديداً.
- وضع خطة لمكان العمل في حالات الطوارئ
اغتنم الفرصة للاستفادة مما تمت مناقشته في الأعلى لوضع خطة طوارئ تتناسب مع أي ظرف عالمي مماثل في المستوى ومن شأنه أن يؤثر على سير أعمالك وموظفيك ومورديك وعملائك.
فيما يلي خمسة مقترحات تتعلق بكيفية البدء.
- تعيين مسؤول: جميع الخطط بحاجة إلى نقطة اتصال وحيدة وإلى شخص وحيد يكون مسؤولاً عن الخطة وعن تفويض المهام. لا يشترط أن يكون هذا الشخص بالضرورة من أصحاب المناصب الرفيعة في الشركة. ولكن لا بد للأفراد أن يعرفوه. يتولى هذا الشخص مسؤولية التحقق من أن الخطة منطقية ومتقنة، ولم تدع شيئاً للصدفة.
- جمع المعلومات من كافة المصادر: يتوقف شكل الخطة ونطاقها على احتياجاتك. على سبيل المثال، يرجع لك القرار فيما إذا كان كل قسم من أقسامك شركتك بحاجة إلى خطة منفصلة. وربما تقرر أن على الأفراد وضع خططهم الخاصة. لكن يتوجب على الجميع تنسيق الجهود وتوحيدها ضمن خطة كبرى لمكان العمل.
- أخذ المنظومة الكاملة بالحسبان- من الموردين إلى العملاء: قد تتضمن خطتك قائمة بموردين بدلاء لمصادر أساسية معينة بحيث يمكنك الاستعانة بهم إذا غاب عنك المورد الحالي. وقد تتضمن خططاً محددة حول طريقة التعامل مع العملاء الأفراد، لاسيما المهمين والكبار.
- وضع خطة ثابتة: لا تنشئ الخطة بغرض استعمالها لمرة واحدة ثم إهمالها لاحقاً. واظب على مراجعة خطتك بشكل دوري، ولا تتردد في عمل تعديلات عليها وقتما تقتضي الحاجة.
- التواصل: بمجرد إنشاء الخطة، وزعها على الجميع- واحرص على أن يعرف الموظفون جميعاً بشأنها وبمكان تواجدها وبما تعنيه بالنسبة لهم.
- التيكنولوجيا والتواصل
إن الاعتماد القوي على التكنولوجيا وإدارة عمليات الاتصال بكفاءة يضمن لشركتك متابعة الأعمال بفاعلية وبأقل قدر ممكن من التعطل، حتى عند مواجهة صعوبات خارجة عن إرادتك. كما أن توافر ذلك إلى جانب ثقافة عمل مرنة وداعمة تتيح للزملاء اتخاذ القرارات الصائبة يحول دون تباطؤ عمل شركتك في زمن الركود.