أوصت وزارة الاقتصاد بعقد كافة اجتماعات الجمعيات العمومية للشركات المساهمة الخاصة لعام 2020 بطريق “التمرير” عوضاً عن الاجتماعات العادية ودون حضور المساهمين، وذلك حتى إشعار أخر. تأتي توصية الوزارة ضمن التدابير المُتخذة من قِبل حكومة الدولة للحد من التجمعات لمواجهة تفشي وباء “كورونا COVID-19″، وحرصاً على الصحة العامة وسلامة مساهمي وموظفي الشركات العاملة بالدولة.
ووضعت الوزارة عدد من الضوابط لعقد تلك الاجتماعات تشمل ضرورة التنسيق للحصول على موافقة مسبقة من وزارة الاقتصاد على بنود جدول أعمال الجمعية العمومية، وذلك قبل إرسال الدعوة لمساهمي الشركة لانعقاد الجمعية العمومية بالتمرير. وذلك إلى جانب التزام الشركات المساهمة الخاصة بإرسال كتب مسجلة لمساهمي الشركة ونشر دعوة الجمعية العمومية في صحيفتين محليتين يوميتين تصدر إحداهما على الأقل باللغة العربية، على أن يوضح بهما جدول الأعمال وطريقة انعقاد الجمعية العمومية بالتمرير، أوعن طريق وسائل الاتصال الحديثة إذا كان نظام الشركة الأساسي يسمح بذلك.
ويقوم مجلس إدارة الشركة بترشيح مقرر اجتماع وجامع أصوات للجمعية العمومية لأغراض التحقق من نصاب الانعقاد سواء بالأصالة أو الوكالة وإعداد محضر الجمعية العمومية، مع تعيين أمين سجل أسهم معتمد لدى هيئة الاوراق المالية والسلع، وذلك في حال عدم وجود أمين سجل أسهم للشركة، والتنسيق مع أمين السجل لتمكين مساهمي الشركة من الاطلاع على تقرير مجلس الإدارة والميزانية العمومية والحسابات الختامية والتصويت على قرارات الجمعية العمومية بـ(التمرير)، والقرار الخاص إن وجد.
وأوضحت الوزارة أن اجتماعات الجمعية العمومية تعقد بمقر الشركة في الزمان والمكان المحددين بخطاب الدعوة للمساهمين، وذلك بحضور أعضاء مجلس الإدارة ومدقق الحسابات وأمين السجل ومقرر الاجتماع وجامع الأصوات وممثل عن وزارة الاقتصاد والسلطة المختصة وأية جهة رقابية أخري ذات صلة، وذلك كله مرهون بقيام الشركة بإتاحة آليات التواصل سواء كانت مرئية أو مقروءة أو مسموعة لجلسات الجمعيات العمومية.
ويتعين على رئيس الجمعية الإعلان عن بدء الاجتماع بعد الالتزام بالنصاب القانوني لصحة الانعقاد والتوصيات على القرارات، ويتم الرد على أسئلة أو استفسارات المساهمين المشاركين في الاجتماع بالتمرير وذلك بالقدر الذي لا يُعرض مصلحة الشركة للضرر أثناء عَقد الاجتماع مع تدوين كافة الأسئلة والأجوبة في سجل خاص يلحق بمحضر الاجتماع ويودع في المركز الرئيسي للشركة بحيث يمكن لأي من المساهمين الاطلاع عليه في أي وقت اعتباراً من اليوم التالي لانعقاد الجمعية العمومية بالتمرير.
وإلى جانب ذلك تلتزم الشركة بتسجيل فيديو بوقائع الاجتماع والاحتفاظ به بمقر الشركة، على أن تسلم نسخة منه إلى الوزارة في حالة طُلب منها ذلك.
كما أوضحت الوزارة أيضا آلية تلقي طلب من المساهمين المالكين لنسب 10% على الأقل من رأس مال الشركة لإدراج بنود إضافية على جدول الأعمال وذلك قبل الاجتماع بخمس أيام عمل على الأقل وأن يتم إضافة البند عن طريق البريد الإلكتروني المعد من قبل أمين السجل، وتمكين المساهمين من الاطلاع على البند والتصويت.
ومن جانبه، يلتزم أمين سجل الأسهم ومقرر وجامع الأصوات بإنشاء رابط إلكتروني خاص بمساهمي الشركة لتمكينهم من تسجيل الدخول وتحديد آلية التصويت على بنود جدول أعمال الجمعية العمومية بالتمرير، ويكون كلاً من رئيس الجمعية وأمين السجل ومقرر وجامع الأصوات ومدقق الحسابات مسؤولين مسؤولية كاملة عن صحة ودقة بيانات محضر الجمعية العمومية بالتمرير.
وفيما يخص التزامات مساهمي الشركة، فتشمل ضرورة التسجيل للمشاركة في الجمعية العمومية على الرابط الإلكتروني، حيث يكون مالك السهم المسجل هو صاحب الحق في المشاركة والتصويت على القرارات، وطرح أية أسئلة أو استفسارات.
وتلتزم كافة الشركات المساهمة الخاصة بموافاة وزارة الاقتصاد بصورة من محضر الجمعية العمومية بالتمرير وذلك خلال يومان عمل على الأكثر من تاريخ الانعقاد.