دبي – خاص
تحمل تكنولوجيا اليوم لرواد الأعمال والشركات الناشئة أخباراً جيدة، بفضل ما توفره من إمكانيات في العمل انطلاقاً من أي موقع متصل بشبكة الإنترنت. ومع الحاجة للعمل تحت أي ظروف كالتأهب للكوارث، تلعب الرقمنة دوراً في الحفاظ على سلامة الموظفين وخفض التكاليف، وتحسين المرونة في أداء الأعمال، ومنح الموظفين أيضاً حرية العمل عن بُعد.
ومع الانتشار الواسع لنقاط الاتصال اللاسلكية بشبكة الانترنت، وتوفر تغطية شبكات النطاق العريض السريعة للهواتف المتحركة عند غياب خدمات الواي فاي، أصبح بالإمكان الوصول إلى تطبيقات وبيانات خاصة باستخدام هاتف ذكي أو كمبيوتر محمول من أي مكان في العالم تقريباً. ونشهد في أيامنا توجهاً متزايداً لدى الشركات الصغيرة نحو تجنب استئجار المكاتب المكلفة، وأعباء الاجتماعات الشخصية المباشرة، مع الحدّ من استخدام المستندات الورقية، والتحول نحو الأعمال والوثائق الرقمية.
وفيما يلي، عدد من النصائح والتوجيهات التي يقدمها فيريش هاردوث، نائب الرئيس لأعمال الشركات الناشئة والصغيرة في سايج إفريقيا والشرق الأوسط لتساعدك في إدارة الأعمال بنجاح عبر الإنترنت / عن بعد.
1. استخدم الأدوات المناسبة لإنجاز عملك
للنجاح في تشغيل شركة أعمال رقمية ناجحة، ينبغي عليك الاستثمار في الأدوات المناسبة. فإذا كنت تفكر بإنجاز أعمالك في المنزل، وإجراء الكثير من اتصالات الفيديو الجماعية، ابحث عن باقة إنترنت جيدة. أما إذا كنت تقضي كثيراً من الوقت في التنقل على الطرقات، فتأكد من شراء الأجهزة المحمولة المناسبة، مثل الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي أو الكمبيوتر المحمول، والتي تتميز بالمواصفات الجيدة والمتانة، وسهولة الحمل وراحة الاستخدام.
وقد تحتاج أيضاً للتفكير بامتلاك حلّ جيد لبيانات الجوال، ومن المنطقي في هذه الحال استثمارك في بطاقات بيانات SIM من مزودي خدمات الاتصالات، في حال وجود تغطية ضعيفة من المزود الرئيسي.
2. تحسين وأتمتة أعمالك عبر الحلول السحابية
سيكون من غير الملائم تشغيل أعمالك الرقمية بالاعتماد على السجلات الورقية أو جداول البيانات اليدوية. فالشركات الرقمية الأكثر نجاحاً هي تلك التي تحرص على أتمتة عملياتها التجارية لتوفير الوقت والجهد والمال. وهناك العديد من الأدوات والتطبيقات والخدمات السحابية الفعالة، والقادرة على مساعدتك في إدارة أعمال تتسم بالكفاءة والفعالية. ويمكنك الوصول إلى هذه الحلول عبر الإنترنت، ودفع اشتراك شهري أو سنوي بسيط مقابل استخدامها.
وعلى سبيل المثال، تساعدك أدوات أتمتة التسويق في إنشاء رسائل بريد إلكتروني لاستخدامات التسويق الآلي بين عملائك، وفي جدولة وسائل التواصل الاجتماعي ونشر المدونات، ومتابعة العملاء المتوقعين للمبيعات، وغير ذلك الكثير.
ويمكن لحلول المحاسبة وكشوف الرواتب أن تمكنك من تنظيم عروض الأسعار والفوترة وإعداد التقارير المالية والامتثال الضريبي والتسويات. ويمكن لهذه الحلول المبتكرة أن تحقق مردوداً سريعاً عند استثمارها نظراً لما توفره من جهد ووقت.
فائدة إضافية: في حال وجود محاسب يساعدك، يمكنه التواصل معك أيضاً في أي وقت، من خلال جلسة سريعة عبر تطبيق “سكايب” لمناقشة الخطط والتوقعات الشهرية. وهناك ميزة أخرى للتطبيقات عبر الإنترنت تتيح لك نسخ بياناتك احتياطياً على الشبكة السحابية بصورة تلقائية دون حاجة لنسخها بنفسك.
3. إنشاء فريق عملك الرقمي
وفي إطار سعيك لإطلاق مشروعك التجاري الرقمي، يمكنك اكتساب مرونة أكبر في استقطاب الأشخاص الموهوبين وتوظيفهم لمساعدتك في تطوير أعمالك. وعلى سبيل المثال، يمكنك الاعتماد على مهنيين مستقلين أو متعاقدين لمساعدتك في التمويل أو التسويق أو غير ذلك من المهام.
كما يمكنك الحصول على خدمات محاسبية تساعدك في ضمان الامتثال الضريبي وإعداد البيانات المالية، والتعاون من خلال الخدمات السحابية. وإذا كان عملك يعتمد على تعاقدات المشاريع، مثل أعمال الإنشاءات أو تكنولوجيا المعلومات، فيمكنك جمع الفريق المناسب للتعاون معك بصورة تعاقدية، بدلاً من توظيفه بدوام كامل، بما يسهل عليك تعديل حجم فريق العمل، بالزيادة أو النقصان، بما يتناسب مع متطلبات العمل لديك.
وفيما يتعلق بالمهام الإدارية، عليك التفكير في توظيف مساعد رقمي للإدارة يتيح لك فرصة التركيز على تطوير أعمالك. كما يمكنك الاعتماد على قدرات الذكاء الاصطناعي لتضمينها في فريق عملك. وهناك نصيحة أخرى نقدمها لك، وهي النظر في استخدام تطبيقات الدردشة ضمن قنواتك الخاصة مثل صفحتك على موقع فيسبوك، حيث يمكن لهذه التطبيقات الإجابة عن استفسارات العملاء الأساسية بالنيابة عنك، ولن تحتاج في ذلك اليوم لأي معرفة برمجية خاصة عند استخدام أدوات تطوير تطبيقات الدردشة.
4. العمل المشترك
تسهم التطبيقات والخدمات السحابية في تسهيل التفاعل ومشاركة الملفات والأفكار والبيانات مع أعضاء فريقك الرقمي أينما كانوا. وعليك تشجيع العاملين معك على استخدام نفس المجموعة من التطبيقات والأدوات. فمثلاً:
- استخدام تطبيقاتDropBox أو GoogleDrive أو OneDrive لمشاركة الملفات والنسخ الاحتياطية
- استخدام تطبيقات Webex أو Skype for Business لاتصالات الصوت واجتماعات الفيديو
- استخدام تطبيق Sage Business Cloud للحسابات وكشوفات الرواتب
- استخدام تطبيقات Slack أو Microsoft Teams للرسائل وتسهيل الاتصال والمشاركة
ويمكنك التفكير أيضاً في الاستفادة من حلول البريد الإلكتروني مثل G-Suite التي تتيح لك استخدام رسائل البريد الإلكتروني اللازمة لإنجاز أعمالك أثناء التنقل. وتعد بعض هذه الأدوات رائعة أيضًا عند تقديمها للعملاء، وإظهار اعتماد شركتك الصغيرة على التكنولوجيا.
5. ربط أعمالك مع العالم الحقيقي
قد لا يكون جميع عملائك مستعدين للعمل الرقمي عبر الإنترنت. ومع ذلك، فإن مزودي الخدمات مثل Regus و The Business Center يقدمون خدمات مكتبية رقمية مقابل رسوم شهرية ميسورة التكلفة تساعدك على سدّ هذه الثغرة، وسيقومون بتزويدك بموظف استقبال للرد على المكالمات واستلام الرسائل باسم شركتك، وتوفير قاعات الاجتماعات ضمن المواقع الرئيسية للاجتماعات المباشرة.
وتتيح لك هذه الخدمات تقديم الصورة الصحيحة لشركتك، وتوفير الراحة لعملائك الذين قد يشعرون بالتوتر عند تعاملهم مع شركة تبدو وكأنها مجرد شخص لديه هاتف محمول.
وإذا كنت ترغب بالقيام بشيء مختلف، يمكنك النظر في اعتماد الطريقة الحديثة للمكاتب المشتركة Co Space، فهي وسيلة أرخص وأكثر مرونة من المكاتب الخاصة المستأجرة، ويمكنك استخدامها عند الحاجة إلى مساحة للتركيز أو رغبتك بالعمل في أجواء مكتبية حقيقية.