بقلم نكولوليكو نومبيكا، مدير العمليات التجارية لمنطقة أفريقيا والشرق الأوسط لدى سايج
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، قد تشكّل منصات الموارد البشرية الحديثة أداة قوية لتحويل عملية التعاقد والتفاعل مع الموظفين وإدارتهم، بالتوازي مع الاستعداد لعالم العمل المرن. ويمكن لمنصات الموارد البشرية المبنية على الحوسبة السحابية مساعدة فرق الموارد البشرية على أتمتة عمليات الشركات وتبسيطها مما يتيح التركيز على جذب المواهب وتنميتها.
إلى جانب أتمتة الأنشطة المتكررة منخفضة القيمة، يمكّن الحل الصحيح من تقديم تجارب أفضل للموظفين باستخدام خصائص مثل الخدمة الذاتية للموظفين. كما يمكن لبرامج الموارد البشرية توفير رؤى حول الأعمال قائمة على البيانات، مما يدعم عملية اتخاذ القرارات. لكن سيحتاج أي فريق موارد بشرية يرغب بالاستثمار في تلك التكنولوجيا إلى شرح فوائدها بمبررات قوية.
إن أمكن تقديم مبررات متينة وشاملة لصانعي القرار، يُرجّح أن يوافقوا على الاستثمار في تكنولوجيا الموارد البشرية. يجب أن تُبرز تلك المبررات المزايا الملموسة، والرؤى حول عوائد الاستثمار، والمعلومات المصممة لتبديد مخاوف أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل إدارتي التمويل وتكنولوجيا المعلومات.
إظهار ضرورة التغيير
لدفع صانعي القرار نحو الموافقة على اعتماد نظام جديد للموارد البشرية، ستحتاج إلى تبرير ضرورة الإنفاق عليه. وتتمثل أفضل نقطة انطلاق نحو ذلك في تحديد مواطن الضرر الذي تعاني منه إدارات الموارد البشرية. كلما زادت الحقائق والإحصائيات التي يمكنك تقديمها حول التكاليف المالية وهدر الوقت والفرص، كلما كانت مبررات التغيير أكثر إقناعاً.
مثلاً، قد تتأخر أعمال إدارات الموارد البشرية بسبب العمليات اليدوية التي تستغرق وقتاً كثيراً، مما يسفر عن عملهم لوقت أطول على مهام روتينية مثل إنشاء تقارير التوظيف المنصف أو إدارة طلبات الإجازات. وقد يكون النظام المعتمد قديماً وبطيئاً وغير قادر على مواكبة نمو كشوف رواتب الشركة. أو قد يتمثل السبب في عدم فعالية عملية التدريب على النظام، مما ينتج عنه بداية سيئة للموظفين الجدد في الشركة.
إبراز فوائد الاستثمار في تكنولوجيا الموارد البشرية الجديدة
بعد تحديد مبررات ضرورة التغيير، يجب بعد ذلك إظهار مزايا أنظمة الموارد البشرية الجديدة وعملها على تحسين حياة مالكي الشركات الصغيرة والمتوسطة والموظفين في الشركات المماثلة. هل يشعر فريق الإدارة العليا بالإحباط بسبب صعوبة التعامل مع إجراءات الموارد البشرية الرئيسية، مثل التناقص والتفاعل؟ في تلك الحالة، قد يؤثر عليهم إبراز كيفية تسهيل اعتماد نظام جيد للموارد البشرية لصياغة تقارير إدارية عالية الجودة وآنية. هل توجد تحديات تقوّض جذب الموظفين؟ يجب إبراز دور الخدمة الذاتية للموظفين في التواصل مع المواهب.
احتساب عوائد الاستثمار في التكنولوجيا الجديدة
سيحتاج اقتراح الاستثمار إلى تحديد عوائد استثمارية واضحة ويمكن إثباتها. قد يشمل ذلك، على سبيل المثال، احتساب تكاليف العمالة التي يمكن لقسم الموارد البشرية توفيرها عن طريق أتمتة العمليات أو اكتساب رؤية أوسع على القوى العاملة. يمكن مثلاً إطلاع فريق الإدارة على عدد الساعات التي يمكن توفيرها كل شهر عبر التحول إلى الخدمة الذاتية للموظفين فيما يتعلق بطلبات الإجازات والموافقات عليها. أو يمكن إبراز كيف يزيل الحل المتكامل لكشوف الرواتب والموارد البشرية الحاجة إلى جمع بيانات الموظفين مرتين إلى جاتب تسهيل الامتثال.
إثبات تكاليف عدم التطور
يجب أن تتناول المبررات أيضاً مخاطر وتكاليف عدم الاستثمار في التكنولوجيا الجديدة. إذ لن تمتلك الشركة أحدث الأدوات لإيجاد أفضل المواهب قبل المنافسين. ولن تتميز بالظهور اللازم لتلبية احتياجات الموظفين وتجنب مغادرتهم للشركة. وستفتقر إلى التحكم الكافي في بيانات القوى العاملة، مما قد يؤدي إلى عدم الامتثال أو اختراق البيانات أو غرامة.
تأمين موافقة أصحاب المصلحة
قد تخلو المبررات المقدمة للشركة من العيوب، لكن دعم كبار أصحاب المصلحة ضروري لتأمين الميزانية اللازمة. يجب التفكير في أصحاب المصلحة الذين قد يشكلون حلفاء مؤثرين يفهمون طموحاتكم ويساعدونكم على تقديمها في مجال الموارد البشرية. قد يشمل ذلك كبار مسؤولي إدارات تكنولوجيا المعلومات والتمويل والشؤون القانونية والامتثال. وقد يضمن التفاعل معهم في مرحلة مبكرة عملية شراء نهائية أسرع وأسهل.
أساسات لشركة مبتكرة تركز على الأشخاص
تعد حلول الموارد البشرية المتينة عاملاُ تمكينياً قوياً للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تسعى للتحول إلى شركات مبتكرة تركز على الأشخاص. وتساعد حلول برامج وخدمات الموارد البشرية على إدارة المهام المتعلقة بالموظفين وتبسيط المهام الإدارية مما يتيح لقسم الموارد البشرية التركيز على الشؤون الأكثر أهمية، ثم يجعل الشركة مكان عمل مفضل.