تعرف على أفضل الممارسات التي تساعدك على زيادة إنتاجيتك وتعزيز أدائك والخروج بنتائج مهنية عالية
مترجم بتصرف: مقال لـ أليكس يوردانيسكو
في ضوء تفشي جائحة فيروس كورونا المستجد (كوفيد-19) حول العالم، تم تفُعيل نظام العمل عن بعد على نطاق واسع خلال الأسابيع الماضية. في حين كانت قد تبنت بعض الشركات نهج العمل المرن بشكل مسبق في السنوات الماضية، وذلك بعد إدراكها للدور الذي تلعبه هذه المنظومة في تعزيز الإنتاجية والمشاركة. كما أدخلت بعض البلدان سياسات معينة بتقليل عدد ساعات العمل في محاولة منها لتشكيل توازن بين العمل والحياة الشخصية لمواطنيها.
ومع ذلك، فإن نظام العمل عن بعد أو العمل المرن لم يكن خياراً متاحاً بالنسبة لمعظم الشركات حتى وقت قريب. وبعيداً عن الوضع الإنساني الصعب الذي فرضه وباء كورونا المستجد على العالم بأسره، فقد أثر أيضاً وبشكل كبير على قطاع الأعمال. ومن المهم أن نعلم أن وباء كورونا سيئ الصيت، سينتهي عاجلاً أم آجلاً، كغيره من الأوبئة والأزمات (وبالطبع نتمنى أن ينتهي بأقرب وقت ممكن مع الجهود الدولية المبذولة)، ولكن العمل من المنزل هو بلا شك المعيار الجديد.
يشمل العمل من المنزل بطبيعة الحال جوانب إيجابية عديدة، فإن الحصول على فرصة للعمل بشكل مرن، وخلق بيئة منتجة في ظروف مواتية ومحيط مألوف هو حلم يتحقق بالنسبة للكثير منا. ومن أهم الجوانب التي يجب الحرص على تبنيها أثناء العمل عن بعد هي إدارة وقتنا بكفاءة عالية، والتأكد من استخدام الأدوات التي تمكننا من التعاون والبقاء على تواصل مع زملائنا. وبغض النظر عن المكان الذي تؤدي أعمالك منه، إليك مجموعة من النصائح لأفضل الممارسات التي تساعدك على زيادة إنتاجيتك وتعزيز أدائك والخروج بنتائج مهنية عالية:
- تحديد مساحة العمل
سواء كانت غرفة المعيشة، أو غرفة الطعام، أو شرفة المنزل، أو المرآب؛ أينما كانت المساحة التي تحددها، فقرار تصميم بيئة عملك بالطريقة التي تناسبك بهدف تعزيز إنتاجيتك وإبداعك يعود لك فقط. لا مزيد من مساحات العمل الصارمة، لا مزيد من ضجيج المكتب، لا مزيد من المقاطعات غير المباشرة. لذلك، تأكد من تحدد مساحة العمل الخاصة بك وتميزها عن بقية الأماكن في منزلك بهدف جعلها محطة للتركيز بشكل كامل ومتفرد على أعمالك ومهامك اليومية. احرص على اختيار مساحة محددة مليئة بالضوء الطبيعي تنعكس على نشاطك بشكل إيجابي.
- المحافظةعلى نظام للتواصل
من أهم التحديات التي تواجه الموظف أثناء العمل عن بعد هي المحافظة على استمرارية التواصل مع الزملاء. فقد تعودنا في بيئة عملنا التقليدية على التعليقات وردود الأفعال والتعليمات الفورية والمباشرة، سواء كانت من خلال طلب التقارير أو التحضير للاجتماعات. أما إذا كان مجال أعمالنا حيوي مثل المبيعات؛ فلا بد من مشاركة آخر المستجدات والتطورات مع زملائنا. ولا ننسى أن فترة الصباح أو فترات الراحة هي أيضًا فرصة رائعة للتواصل مع أعضاء الفريق وتبادل الخبرات. تُشكل وسائل الاتصال التقليدية مثل رسائل البريد الإلكتروني والتواصل عبر الهاتف وسائل اتصال رئيسية ومستدامة في كل الظروف. أما لضمان استمرارية الحوارات والمناقشات بين فريق العمل، فلا بد من اللجوء إلى وسائل الاتصال الذكية. فإن السهولة التي توفرها تطبيقات مثلWhatsApp أو Facebookأو Messenger أو Slack من خلال اتاحة ارسال الرسائل النصية أو التسجيلات الصوتية تساعد في فتح آفاق جديدة لمزيد من الإنتاجية من خلال التواصل مع فريق العمل بشكل شبه مباشر. أما بالنسبة للاجتماعات الرسمية، فهناك عدد كبير من التطبيقات الخاصة باستضافة المؤتمرات الصوتية والمرئية وهي بمتناول اليد، وتمكننا من البقاء على تواصل وتسهل نقل المعلومة في الوقت المناسب.
- تجنب المشتتات
قد يكون تطبيق نظام العمل عن بعد في بداياته صعباً أو قد يشكل تحدياً أمامنا جميعاً. وفي حقيقة الأمر قد ترتبط معظم المقاطعات أثناء العمل من المكتب بالمؤسسة واستراتيجياتها بشكل مباشر أو غير مباشر. وعلى عكس ذلك فإن الانقطاعات أو الانشغالات أثناء العمل من المنزل قد تكون مختلفة ولأسباب بعيدة عن العمل، ومن الممكن أن تبعدك عن التركيز المطلوب لإتمام الأعمال على النحو المطلوب. على سبيل المثال: قد ينضم إليك شريك حياتك لمناقشة أفكار حول مواضيع مثل مكان قضاء العطلة القادمة أو قد يقاطعك أطفالك للعب في الوقت الذي تجمع فيه أفكارك لتنفيذ الخطوات القادمة في استراتيجيه معينة. لتفادي ذلك، من المهم جداً وضع حدود وقواعد واضحة مع العائلة حول احترام مساحة العمل من أجل الحفاظ على استمرارية أداء الأعمال على النحو المطلوب.
- بناءالقدرة على الانضباط الذاتي
إغراءات عديدة قد تشتت انتباهك وتركيزك بعيداً عن هدفك الرئيسي أثناء العمل عن بعد في البداية؛ فقد تتجه نحو المماطلة في العمل وتفضيل الاسترخاء لبعض الوقت عن إنهاء عمل ما، أو قد تجذبك حلقة من مسلسلك المفضل على Netflix. وعلى عكس ذلك، نميل أثناء وجودنا في المكتب إلى الحصول على ساعات عمل وفترات استراحة ثابتة ومحددة، في حين تتغير ديناميكية أعمالنا بشكل كبير أثناء العمل من المنزل في ظل غياب الإشراف المباشر أو نظام تسجيل دخول وخروج الموظف من وإلى العمل. أوصي هنا بمتابعة التقدم المُحرز نحو تحقيق الأهداف، والتأكد من أنها أولى أولوياتك في هذا الوقت بالتحديد. ومع ذلك، إذا تمكنت من انجاز أهدافك في وقت مسبق، حاول مكافأة نفسك والتمتع بساعات من الراحة. أو بدلاً من ذلك، تتمثل إحدى الطرق المثمرة لضمان إنتاجية عالية في تحديد فترات الراحة، كما لو كنت في المكتب، ومتابعة الأنشطة التي تستمتع بها. استغل فرصة استراحة الغداء لقراءة كتاب من على أريكة غرفة المعيشة الخاصة بك، أو أخذ قيلولة لتنشيط ذهنك.
العمل من المنزل هو مفهوم جديد بالنسبة لمعظمنا، لذلك يجب التكيف معه بشكل مناسب. وللتمكن من ذلك، يجب التوجه نحو التفكير السليم في تشكيل روتين منتج، فقد تعزز هذه الطريقة من أداءنا كموظفين بشكل خاص وأداء الشركة بشكل عام.