سبع خطوات أساسية لضمان حصولك على العقد.
الآراء التي عبر عنها المساهمون تعبر عن وجهة نظرهم الخاصة.
في بيئة الأعمال التنافسية اليوم، قد تكون قدرتك على كتابة العروض القوية العامل الذي يساعد على بقاء عملك أو القضاء عليه.
عندما تحتاج الوكالات الحكومية والشركات الكبيرة إلى شراء منتجات أو خدمات من مصدر خارجي، فإنها غالباً ما تُصدر ما يسمى طلب تقديم العروض (RFP)، وهي وثيقة رسمية تحدد فيها احتياجاتها. وللتقديم على تولي هذه الوظيفة، يجب عليك تقديم عرض، يشرح كيف ستلبي شركتك احتياجات هذا العميل، ويجب أن تقنع العميل بتوظيف شركتك بدلاً من التعاقد مع منافس أخر.
شركة تشارلز ويكفيلد، Tectonics International Inc، هي شركة استشارية في سكوتسديل، في أريزونا، تعمل في مجال الاستشارات وتساعد المؤسسات على تغيير عملياتها التجارية وأنظمتها وهياكلها الداخلية الأخرى. يقول ويكفيلد إن الحصول على أول عقد خدمات لم يكن مسألة حظ.
حيث يوضح: “لقد قدمنا اقتراحًا احترافيًا للغاية لم يكن من السهل تجاهله”.
“لقد كان لدينا أشخاص يتمتعون بالخبرة في مجال إدارة الجودة الشاملة وإدارة المشاركة التي تبحث عنها منظمة النقل التي تتخذ من تكساس مقراً لها”. لا تترك نجاح مشروعك فريسة للحظ. اتبع هذه الخطوات السبعة لكتابة العروض المميزة:
دراسة المتطلبات
تبدأ كتابة العرض المميز بفهم متطلبات العميل بوضوح. اقرأ طلب تقديم العروض بالكامل. أثناء القراءة، اسأل نفسك، ما هي أهداف هذه الشركة؟ ما هو دوري في تحقيق هذه الأهداف؟ هل الإطار الزمني والميزانية ونطاق العمل مناسب؟ وإذا تم منحنا العقد، هل لدى شركتي الوقت والخبرة والموارد اللازمة لإكمال المشروع؟
بعد ذلك، قرر ما إذا كنت تريد المتابعة. سيتطلب إعداد هذا الاقتراح الكثير من الوقت والجهد في البحث وتحليل احتياجات العميل وكتابتها، وقد تقرر الانتظار حتى تواتيك فرصة أفضل.
يدرس ويكفيلد كل طلب من طلبات تقديم العروض بعناية. كما يذكر ويكفيلد: “نحن لا نراسل كل شخص يطلب عروضًا، لأن البحث وكتابة العروض عملية مكلفة إلى حد ما”. “فنحن أولاً، نقرر ما إذا كان بإمكاننا إعداد برنامج جيد لهم. ثم نبحث عن مشاريع متصلة استراتيجيًا بعض الشيء مع إمكانياتنا، وعن بعض العقود التي توفر علاقات مستمرة وإمكانيات التواصل الجيد.
فهم العميل
“إذا كنت لا تفهم مشكلة العميل، فأنت بالتأكيد لا تستطيع أن تقترح منهجية تساعد على حل هذه المشكلة”، كما يقول شيرفين فريد، المؤلف المشارك لعروض الأعمال المميزة (ماكجرو هيل). “في كثير من الأحيان سيقول عميل أو عميل محتمل،” هذا ما نبحث عنه.” ولكن عند بدء البحث، سيجد أن هذا ليس ما يبحث عنه على الإطلاق”.
أفضل طريقة لفهم ما يحتاجه العميل حقًا هو التحدث معه. واسأل الأشخاص في المنظمة عن مخاوفهم وسياساتهم التشغيلية وفلسفتهم الإدارية. اكتشف ما إذا كانت هناك محاولات سابقة للوصول إلى الأهداف الموضحة في طلب تقديم العروض ولماذا لم تنجح هذه الحلول السابقة. اسأل عما يُفضلونه، وما لا يعجبهم في التعامل مع الاستشاريين مثلك والمعايير التي سيستخدمونها لتقييم عرضك.
ستحتاج أيضًا إلى الحصول على بعض المعلومات العامة عن المؤسسة وصناعتها. اطرح أسئلة مثل هذه: منذ متى تعمل شركتكم في مجال الأعمال التجارية؟ من هم صناع القرار الرئيسيون؟ ما هي المنتجات أو الخدمات الرئيسية التي تُقدمها؟ كيف تكون هذه الشركة أفضل أو أسوأ من منافسيها؟ ما هو المركز المالي للشركة؟
ولإعداد العروض الخاصة بهم، أجرت شركة ويكفيلد مقابلات مع كبار المديرين في أقسام الجودة والتطوير والتدريب التابعة للعميل، بالإضافة إلى وكلاء الشراء. يوضح ويكفيلد: “لقد علمنا أن هدف عميلنا هو الوصول إلى مستوى أعلى من خدمة العملاء”. “وأرادوا القيام بذلك عن طريق تغيير عملية الإدارة.”
إذا لم تكن قادرًا على التحدث مع موظفي المؤسسة، فقم بإجراء بعض الأبحاث الثانوية. قم بزيارة المكتبة أو ابحث مع الزملاء الذين قد يعملون في نفس المؤسسة؛ يستحق ذلك الجهد المبذول فيه. قد ينقذك هذا البحث من تقديم عرض لشيء تم تجريبه بالفعل أو غير مقبول بالنسبة للعميل لأي سبب آخر. قد تكتشف أيضًا بعض المشكلات الأساسية التي لم يتم معالجتها في طلب تقديم العروض وتحتاج إلى النظر فيها.
تطوير المنهجية
بمجرد تحديد أهداف عميلك بوضوح، يكون الوقت قد حان لوضع بعض الخطوات، أو المنهجيات اللازمة لتحقيقها. إذا كنت تواجه صعوبة في ذلك، فاستخدم الاقتراحات التي وضعها ويكفيلد لجلسات العصف الذهني.
يقول ويكفيلد: “اجتمعت أنا وشريكي وناقشنا الأشياء التي يحتاجها عملاؤنا وترتيبها.” “سيكون الأمر مختلفًا لكل عميل من عملائنا، اعتمادًا على ما إذا كانوا يركزون أكثر على خدمة العملاء أو على توفير المصروفات. ومن ثمَّ فنحن نقوم بضبط العرض خصيصًا وفقًا لمتطلبات منظمتهم “.
لضمان أن منهجيتك عملية، قم بتحليل تكاليفها ومنافعها، بالإضافة إلى الوقت والموارد التي ستحتاجها.
تقييم الحل
ربما تكون قد طورت منهجية رائعة، ولكن إذا كان ذلك غير مقبول لعميلك، فستحتاج إلى إيجاد حل بديل. يوضح فريد “عليك أن تفهم توجه صانع القرار”. “عليك أن تعرف بالضبط ما هي خلفيته، وكيف ينظر إلى هذا المشروع بالتحديد. على سبيل المثال، عليك أن تعرف ما إذا كانت توجهات هذا الشخص ماليّة أم موجهة للعمليات.” يجب عليك بعد ذلك وصف منافع الحل الذي تقدمه بالطريقة التي تنال استحسان صانع القرار هذا.
يجب عليك أيضًا تقييم الحل وفقًا للمعايير الموضحة في طلب تقديم العروض. على سبيل المثال، إذا كان عرضك يتم تقييمه بناءً على السعر ووقت الانتهاء، فمن غير المحتمل أن يفي أحد حلولك الطويلة والمكلفة بشروط العقد.
تميز عن منافسيك
لا تنس أن العرض عبارة عن مستند مبيعات، مصمم لإقناع العميل بتوظيف شركتك بدلاً من أي من منافسيها. لذا تأكد من أن عرضك يعزز نقاط قوة شركتك ويتعامل مع أي إعاقات محتملة قد تكون لدى العميل بشأن اختيار شركتك.
يقول فريد: “إذا كانت من بين منافسيك شركة أكبر بكثير من شركتك، فعندئذ يتعين عليك إظهار نقاط قوتك”. “ربما أنت مُتخصص في مجال العميل أو يمكنك التركيز بشكل مكثف على حل مشكلته.”
لإبراز نقاط القوة الخاصة بك بشكل صحيح، يجب أن تعرف كيف تتميز عن منافسيك. إذا كنت محظوظًا، فسيقوم العميل بذكر أسماء منافسيك، ووصف ما يحبون العمل به، وذكر رأيه حول قدراتهم.
اكتب العرض
الآن بعد أن أكملت الخطوات الخمس الأولى، لقد قمت بإنجاز أغلب العمل. كل ما تبقى عليك هو تجميع المعلومات في تنسيق العرض، لذلك سنقوم بالإشارة إلى العمل الذي أكملته في الخطوات السابقة.
إذا حدد طلب تقديم العروض تنسيقًا مُحددًا للعرض الخاص بك، يجب عليك اتباعه بشكلٍ دقيق. أما إذا لم يتم تحديد تنسيق مُحدد، فإن فريد يوصي باستخدام العناوين الرئيسية التالية:
أ. الوضع الحالي. اشرح الخلفية أو المشكلة التي حفزت المنظمة على إصدار طلب تقديم العروض. سيتم تجميع هذا البند من معلومات الخلفية الموضحة في طلب تقديم العروض، وكذلك من البحث الذي قمت به في الخطوة رقم 2.
ب. الأهداف. اشرح بوضوح أهداف عرضك. لقد قمت بصياغتها في الخطوة رقم 2، بناءً على طلب تقديم العروض وفهمك للمنظمة ومشاكلها.
ج. حدد منهجية العرض. قم بوصف كل خطوة من الخطوات الموصى بها، والتي تم إعدادها في الخطوة رقم 3، والتي ستقود المنظمة إلى تحقيق أهدافها.
د. احسب الوقت والتكلفة. قدم شرحًا شاملًا لمتطلبات الوقت والتكلفة لكل خطوة في هذه المنهجية، بناءً على حساباتك من الخطوة رقم 3. يجب أن يحدد هذا القسم أيضًا كيفية سداد العميل للفواتير، والوقت المتوقع للسداد.
هـ. المؤهلات. قدم وصفًا كاملًا يوضح لماذا تعتبر شركتك هي الأفضل لهذا المنصب. سوف تستند هذه المعلومات إلى نقاط قوتك التنافسية وإلى معايير تقييم الاقتراح، والتي قمت بتطويرها في الخطوة رقم 5.
و. الفوائد. ناقش المزايا العديدة التي سيتلقاها العميل من خلال تنفيذ توصياتك. يستند هذا القسم إلى الفوائد المحددة في الخطوة رقم 4.
ثم قم بوضع اللمسات الأخيرة
راجع العرض بعناية للتأكد من استيفائه للمتطلبات المنصوص عليها في طلب تقديم العروض. تأكد من أن المعلومات مرتبة بشكل منطقي وأنها تُعالح متطلبات صانعي القرار بشكلٍ كامل. أخيرًا، اطلب من شخص تثق به أن يراجع العرض لاكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية.
يتم منح العديد من العقود فقط بناءً على جودة العرض، لذلك لا تدع صيغة الكتابة الركيكة أو الأخطاء التي تنم عن الإهمال تدمر عرضًا رائعًا.
يقول فريد: “بالنسبة إليّ، فصياغة الكتابة الجيدة هي من الأمور التي توضح قدراتك الأساسية”. “صياغة الكتابة الركيكة وضعف القواعد اللغوية سيجعلني أتسائل، ما مدى جودة هؤلاء الأشخاص إذا لم يستطيعوا حتى التعبير عن أنفسهم بذكاء؟”
للتأكد من أن العرض المكتمل يبدو احترافيًا قدر الإمكان، اطبعه على ورق ذي جودة عالية وتأكد من أن النسخة النهائية ملزمة مهنيًا. ثم استعد لوضع الحل المقترح قيد التنفيذ.