سواء كنت مديراً جيداً أو محنكاً، إن أحد المهارات الأساسية والأكثر أهمية والتي تحتاج إلى صقل هي التواصل، بعض مشاكل التواصل الأكثر شيوعاً للمدراء تشمل: ضعف الاستماع، الميل للتحدث عبر الآخرين، عدم وجود رسائل متناسقة، والفشل في طرح أسئلة كافية.
وكما تتضمن أيضاً مشاكل الاتصال، عدم القدرة على ضبط رسالتك مع المتلقين أو الجمهور، وإظهار تناغمك مع الاجتماعات.
الفشل في هذه الأمور يمكن أن يكون خطيراً، لأن التواصل يؤثر على قدرتك على توجيه فعّال، مندوب، مدرب، تفاوض، تقديم الأفكار والقرارات، وإلهام الموظفين وإدارتهم، وهذه بعض الأمور من أمورٍ كثيرة غيرها.
المشكلة الأولى في التواصل؟ الاستماع الفعّال، غالباً ما يتم تجاهل هذه المهارة، إلا أنها مشكلة كبيرة في مجال التواصل وإدارة الموظفين، وفي الواقع، إن المدراء والقادة اللذين يمارسون مهارة الاستماع الفعّال يستفيدون من تحسين العلاقات مع موظفيهم، مما يخلق فريقاً أكثر إنتاجاً وسعيداً في نهاية المطاف، والمزيد من الأفكار حول هذه المشكلة:
فن الاستماع الفعّال
هناك هبة من الله منحنا إياها وهي الفم والآذان: والمدراء اللذين يمكنهم الاستماع بفعالية لديهم ميزة على أولئك اللذين لم يتقنوا تلك المهارة، لذلك، أولاً: ما هو الاستماع الفعّال بالضبط؟
إنها طريقة استماع الشخص المتكلم وفهمه بوضوح ما يعنيه الشخص الآخر في الرسالة التي ينقلها، الاستماع الفعّال يتطلب كثير من الانضباط وتطوير عادات جديدة.
في الواقع، يجب عليك وضع الأفكار والسلوكيات جانباً من أجل التركيز على الرسالة التي يتم تلقيها، ثم يجب أن تتعلم طرح الأسئلة للتوضيح، وإعادة صياغة ما كنت قد سمعته للتأكد من فهم الرسالة.
تقنيات لتذكر الرسالة التي قد تلقيتها هي ما يلي:
- إعطاء الاهتمام باستخدام اتصال العين والإماء بالرأس كعلامة على الفهم.
- مراقبة لغة جسد المتكلم وأنواع الكلمات التي يستخدمها.
- تجنب إغراء الإعداد للرد أو أن تسمح لعقلك أن يركز على وجه المتكلم.
- السماح للمتكلم بإنهاء كل نقطة قبل طرح الأسئلة.
- الرد العلني وبصراحة واحترام.
والهدف هنا سماع الرسالة، وفهمها بشكل كامل جنباً إلى جنب مع أي انفعال يمكن أن يرافقه.
الفوائد العديدة للاستماع الفعّال
بمجرد اتقانها، إن مهارة الاستماع الفعّال يمكن أن يساعد المدير بطرق متعددة، ويمكن أن يساعد في الكشف عن المشاكل في وقتٍ مبكرٍ والمساعدة في حلها، كما يمكن أن يزيد الإنتاجية عن طريق تقليل سوء الفهم والأخطاء، وماهو أكثر من ذلك يمكن للاستماع الفعّال أن يثبت للآخرين احترامك واهتمامك بهم.
وبهذه الطريقة، إن العاملين يعرفون أن هناك من يسمع آرائهم وأفكارهم ويقدرها، ويتم تشجيع الزملاء وتحفيزهم لتحقيق إمكانياتهم الخاصة ولإلهام وتحفيز فرق العمل على اتخاذ قراراتهم.
وأخيرا يتم زيادة كمية المعلومات المشتركة، وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى مزيد من العمل الخلاق والمبتكر.
ماذا يحملك لك الاستماع الفعّال في المرات القادمة؟
وهذه هي عقبات الاستماع الفعّال الشائعة:
- الحمل الزائد من المعلومات.
- العواطف الجياشة: عندما تكون في قمة حالة عاطفية معينة مثل الغضب، الفرح، الإحباط، القلق أو الغبطة، القدرة على الاستماع بفعالية هو الحل الوسط.
- الضوضاء: خلفية الضوضاء الناتجة عن الآلات وغيره من الأحاديث، الموسيقى، وما إلى ذلك يجعل من الصعب أن تسمع بصورة جيدة إلى جانب التركيز على الاستماع، الأمر الذي سيجعلك تبحث عن مكان هادىء للحديث.
- التشتت البصري: الأمر الذي يحول دون الانتباه الجيد للرسالة.
- الملل: دعونا نواجه الأمر- أولئك اللذين يتحدثون في رتابة وإطالة رسالتهم، يمكن أن تخلق ملل للمستمع، وإذا وجدت هذا يحدث، درّب المتحدث ومساعدته من خلال مهارات التواصل، والقيام به بشكل صحيح وتدريبه يخلق علاقة أقوى من خلال تقديم المساعدة.
- سرعة الاتصال: وهنا يمكن أن تكون سريعة جدا أو بطيئة جداً.
أي من هذه العقبات أثرت فيك أكثر؟ قد تجد أن العقبات قد تختلف استناداً للشخص الذي تستمع له.
ولكن عند تحديد تلك العقبة التي تبقيكم مستمعيين فعّالين، يمكنك وضع خطة في مكان والحصول على مدرب أو محاسبة شريك لمساعدتك على التمسك به.
للاطلاع على المقال الأصلي: