جيف بوس
في رياض الأطفال، كان هناك لعبة الهاتف التي قد تكون حدثت ولعبهتها كذلك في المدرسة الثانوية لبعض الوقت، حيث يتم إرسال رسالة من القائد ويتم تقاسمها وتناقلها بهدوء من شخص إلى آخر وذلك بهدف ان ترى اذا كانت الرسالة الأخيرة الواردة تتفق مع الرسالة التي أرسلت منذ البداية. ولكن ما الذي يحدث عادة؟ ان الرسالة المرسلة لا تشبه ابدا الرسالة التي يتم تلقيها.
الآن، قم بتطبيق هذا المفهوم لمؤسستك، وهو المكان الذي لا يعمل به اشخاص تتراوح أعمارهم بين 5 سنوات (بالرغم من أن هذا هو امر قابل للنقاش بالتأكيد)، لكن التواصل سيكون متخلفا رغم ذلك.
وعلاوة على ذلك، قد تنشأ نفس المشكلة بالضبط فعندما يرسل القائد رسالة إلى قلة مختارة، كل شخص يفسر ذلك بناء على تجربة شخصية، نظام قيمهم وإيمانهم وجدول المهنية الخاص بهم، والارتباك المنتشر مثل الطاعون، ولكن الجزء الأسوأ هو انه بمجرد ان يطلق العنان للطاعون مرة واحدة، يصبح من الصعب جدا احتواءه.
في عالم اليوم وهذا العصر، حيث الفرق الافتراضية والمناطق الزمنية المتعددة هي القاعدة، فمن الأهمية بمكان لضمان أن الرسالة المرسلة هي الرسالة التي يتم استقبالها.
على خلاف ذلك وخاصة في الشركات الناشئة فانك تقوم باضاعة الوقت الثمين والمال ورأس المال البشري في استرداد الأضرار الناجمة عن هفوات بسيطة في مجال الاتصالات.
لا تقع فريسة لتحدي رياض الأطفال هذا، حيث عليك ان تقوم بضمان نجاح التواصل من خلال الالتزام بهذه القواعد الأربع.
- قم باللقاء وجها لوجه في اسرع وقت ممكن
حتى لو كان هذا يعني القيام بذلك عمليا، ورؤية وجوه الناس لا يقوم فقط باضافة بعدا إنساني إلى اسمه في القائمة، ولكن أيضا يقوم الدماغ باطلاق شعور كيميائي جيد وهو الأوكسيتوسين.
حيث أجرى باحثون من جامعة بكين للمعلمين بإجراء دراسة كشفت عن اثنين من الطرق التي يجعل الاتصال وجها لوجه يختلف عن غيره من أشكال الاتصال:
- تكامل أكبر عدد من المعلومات الحسية المتعددة الوسائط، وهذا المصطلح الذكي الذي يتم استخدامه لوصف استخدام أكبر عدد من الحواس مثل البصر والشم والسمع ولغة الجسد غير اللفظية.
- يقوم بدور مستمر اكثر بين الأعضاء، وبعبارة أخرى، أعضاء الفريق هم أكثر عرضة للتناغم عندما يقوموا بمناقشة الامور شخصيا وليس عبر الهاتف.
- قم بوضع قواعد افتراضية
عدم القدرة على التنبؤ بما يمكن أن يكون مريحا ام لا مثل الخوف من المجهول لأنه كذلك وهذا بالضبط ما هو عليه، لذلك عليك وضع قواعد للاتصال، مثل وضع قواعد لتبادل الحوار، والتوقعات حول الاستجابة ومقدار المساحة المخصصة للأعضاء.
- قم بخلق ايقاع اتصال
انه أكثر ملاءمة للتواصل مع فريقك ان يكون الجميع في موقع واحد ومع ذلك، عندما يكون الفريق موزع جغرافيا، فإنه من السهل أن لا ننسى تمرير كلمة “بعيدا عن الأنظار، بعيد عن العقل،” وبالتالي فان التحريض على اجتماعات للحاق بالركب السريع.
للحد من نزعة عقد الاجتماعات العاجلة التي تنشأ من العدم ودائما في معظم الأوقات تكون في غير محلها، فان وضع جدول أعمال الاجتماع جنبا إلى جنب مع التوقعات التي من الممكن ان تتكرر أسبوعيا.
تأكد من تضمين الغرض من الاجتماع بالإضافة إلى محتواه المحدد وبعبارة أخرى، الغرض من الاجتماع هو إعلام الآخرين، لاتخاذ قرار، أو اقتراح مشروع للتنفيذ، لذلك لا تسمح لها أن تكون واحدة من تلك اجتماعات الكل في واحد والتي تحاول معالجة كل قضية في آن واحد ونادرا ما تكون منتجة.
- احتفل بالانتصارات
في حين لم تتمكن بالضبط من ان تربت على كتق أحد أعضاء الفريق على العودة من بعيد، يمكنك إرسال الثناء من خلال تهنئة يلاحظها الجميع، وتأكد من أن الفريق يعرف جيدا كيف يفعل ذلك نظرا للظروف التي كتبها تقاسم الفرد المفيد مع الجهود الجماعية.
وهنا بيت القصيد، فالاتصال العملي هو أكثر فعالية من ذلك بكثير من حيث التكلفة والراحة، ولا بديل عنه لبناء فريق متماسك، والعلاقات والالتزام المتبادل من اللقاء الشخصي.