مات كينر
فرق العمل البعيدة والمتفرقة يكون لها بالتأكيد فوائدها الخاصة، ومع ذلك، فان تضارب المناطق الزمنية والأولويات وكذلك الحواجز اللغوية قد تشكل تحديات جديدة ومختلفة.
تلك التحديات، بدورها تعمل على الاجابة على أسئلة مثل، ما مدى فعالية التفويض الذي تقوم به؟، وهل فعلا خلق المزيد من الارتباك بشكل واضح؟.
لذلك نقدم وهنا أربع أسرار لإدارة المشاريع من اجل الحفاظ على فريق العمل الافتراضي الخاص بك من اجل تشغيل آلية جيدة في العمل كما ينبغي أن يكون.
- تجنب البريد الالكتروني
انها 7:02 صباح يوم السبت، كنت قد انتهيت للتو من الكوب الثاني من القهوة، عندما تنبثق فكرة لتغيير قواعد اللعبة في رأسك، قد تشعر بان تميل إلى إرسال بريد إلكتروني إلى مستشار التسويق الخاص بك، ولكن كما تعلم فقد قمت مسبقا باغراق البريد الوارد له بالفعل مع عشرات من “الأفكار العظيمة” الاخرى الخاصة بك، كيف يمكنك التأكد من ان هذه الفكرة بالذات سوف تحصل على اهتمام مدير التسويق دون غيرها؟
البريد الإلكتروني هو وسيلة فعالة لتفويض أو التعاون مع فريقك، كل رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها تعتمد على قدرة الطرف المتلقي لقراءة، فهم واتخاذ الإجراءات اللازمة.
وبالإضافة إلى ذلك، ما لم يكن لديك ذاكرة النجوم أو قضاء بعض الوقت لمسح مجلد “أرسلت” بانتظام، فهناك احتمال كبير أنك لن تنسى ان تقوم بالمتابعة.
بدلا من إرسال البريد الإلكتروني، ثم الاستفادة من قوة أنظمة إدارة المشاريع، فان العمل الذي يتطلب اتخاذ إجراءات فورية مع تواريخ استحقاق محددة، وإسناد المهام عبر أسانا أو بيسكامب.
ويمكن أيضا ان تقوم بتخزيين الأفكار الجديدة يمكن بدقة على لوحة تريلو، وتأكد من تعيين الاجتماعات المتكررة لفريقك لضمان المساءلة.
استخدام تلك الاجتماعات، أيضا، من اجل استعراض تراكم الفكرة ومناقشة الأعمال المنجزة، بعد ان تفعل هذه الأشياء، سوف تشعر أنك أقل تشددا؛ كما ان صناديق البريد الالكتروني لفريق عملك ستكون أقل فوضوية.
- قم بتحديد المهمات التناوبية
خذ ورقة وقم برسم خط في المنتصف الى الأسفل، على الجانب الأيسر قم بكتابة كلمة “المتكررة”، وعلى الجانب الأيمن، قم بكتابة “ليست متكررة” الآن، توقف عن التفكير في كل فريق العمل الخاص بك على أساس غير منتظم، وفكر اذا كانت هذه المهام متكررة أو لا؟ قد تفاجأ لرؤية عدد كبير من هذه العناصر في عمود “متكرر”.
لكل واحد من تلك المهام، قم بتحديد من هو المسؤول عن كل واحدة منها وعدد المرات التي يقوم بتكرارها، قد يقوم مساعدك كذلك بادخال هذه البيانات إلى موقع كويكبوكس كل بعد ظهر يوم الاربعاء، أو ربما كاتب المحتوى الخاص بك يقوم بتحميل مسودات المدونات إلى ملفات وورد صباح يومي الثلاثاء والخميس.
مهما كانت المهمة وترددها، فهناك العديد من الأدوات المجانية التي يمكن أتمتة المهام المتكررة عليها، حيث ان أسانا مفيد بشكل خاص، كما يمكنك استخدامها لتحديد أنماط تكرار العمل المتخصص، حيث ان هذه المرونة تستوعب تقريبا كل جدول العمل التي يمكن تخيلها.
- قم بتوظيف حوارات المجموعة
إذا كنت تعتمد على الموظفين أو من يعملون لحسابهم الخاص في الخارج، فمن المرجح انك تمر بمرحلة صداع عنيف عندما تقوم بعملية الجدولة، ربما حان الوقت لتقليص عدد المكالمات الجماعية وإعطاء فرصة لدردشات المجموعة لتجربتها.
معظم الشركات التي لديها فرق عمل افتراضية تستخدم بالفعل مكالمات سكايب الصوتية أو الفيديو، وباستخدام ميزة الدردشة (النص المكتوب) لاستضافة محادثة مجموعة تجعل من الامر سهلا على حد سواء ويحتمل أن تكون مجزية كذلك.
للبدء، انقر فوق “محادثة جديدة” والبدء في إضافة المشاركين الخاصين بك مرة واحدة، يمكنك كتابة الرسالة الأولى إلى المجموعة، إذا كان الناس غير متصلين حاليا، سوف ترى الرسالة في المرة القادمة يقومون بتسجيل الدخول.
يمكن لدردشات المجموعة أن تكون مفيدة جدا لتعزيز التعاون في الوقت الحقيقي تقريبا من دون مشاحنات وجدولة الاجتماعات الحقيقية.
التوقع هو أن كل عضو في المجموعة سوف يتحقق من سكايب يوميا والبقاء على علم بأي تغييرات في الموضوع، العديد قد يقومون برؤية حسابهم الخاص على سكايب قبل أن يقوموا بفحص البريد الإلكتروني، بحيث ان أزيز المجموعة قد يكون وسيلة فعالة للغاية للحصول على العمل المنجز.
- قم ببناء تعليمات عمل واضحة
مع تزايد الطلب، قد تجد نفسك بحاجة إلى إضافة المزيد من أعضاء الفريق، لتوحيد العمل الذي تقوم به، لذلك من الحكمة وضع مجموعة من تعليمات العمل.
الشركات الكبرى التي تتبع معايير ISO 9001 هي مجتهدة جدا في توثيق عملياتها، لماذا لا تقوم انت بذلك ايضا؟، لا تحتاج الذهاب الى البحر وقضاء ساعات لكتابة خوارزميات معقدة أو الكتيبات.
فقط تبدأ من خلال خلق بعض مستندات جوجل المشتركة التي يتم تصنيفها من قبل الإدارة، للوظيفة والمسؤوليات وذلك في قائمة من الخطوات لإتمام العمل وضمان الجودة.
ثم، بمجرد الانتهاء من تعليمات العمل، وتبادل الروابط مع أعضاء الفريق وضمها إلى المهمة المتكررة المناسبة، بهذه الطريقة عند عرض العمال خطط العمل اليومي، فأنها سوف ترى قائمة المستهدفين من المهام، كل منها تحتوي على تعليمات مفصلة لاستكمالها.