جمع مجموعة من الاشخاص في غرفة لمناقشة فكرة جديدة او لبناء اتفاق جماعي على الراي هو امر رائع تماما، حتى يبدأ الناس باساءة استخدامه وبالتالي يصبح على النقيض تماما.
جميعنا لدينا بعض الزملاء المقصرين بعملهم بدرجة يرثى لها وبذلك يقومون بطلب حشد وادارة الاجتماعات وهذا ما يمنع الاخرين من استغلال وقتهم بالقيام باعمالهم الفعلية.
اذا كنت تعمل في شركة تعتقد انه حل اي مشكلة يكمن في عقد اجتماع اخر، فهذا المقال لك بالتحديد، واذا كانت شركتك بدلا من ذلك تلجأ للاجتماعات بلين ودون اسراف فقم بمتابعة القراءة كذلك فقد تجد بعض الطرق التي تساعد على جعل هذه الاجتماعات اكثر فاعلية.
- حدد ما تفعله بالضبط خلال الاجتماع
اشياء بسيطة اليس كذلك؟ اذا لم يكن هنالك هدف واضح جدا لاتخاذ قرار خلال دعوة لاحد الاجتماعات التي تصلك، قم بالسؤال عن الهدف من الاجتماع او قم برفضه.
كل طلب لعقد اجتماع يجب ان يتوفر فيه السبب من عقده، لذا عند وصول دعوة لاجتماع يجب ان تكون جملة “الهدف من عقد هذا الاجتماع هي….” اذا لم تكن هذه الجملة موجودة قم بالتهرب.
- الحاجة الى جدول اعمال
اذا كنا سنقوم بجمع عدد من الموظفين اصحاب الرواتب المتعددة في جلسة حديث مباشرة، فليس من الكثير ان نطلب بان يتم اخبار الجميع بما سيتم مناقشته حتى يتم تحقيق الهدف.
الجميع يحتاج ان يحضر وهو جاهز تماما وكل واحد يحتاج بان يعرف ما سيكون دوره خلال الاجتماع، واذا لم يكن هنالك اي دور لك خلال الاجتماع فلا تذهب لحضوره.
عدم حضور الاجتماعات التي تم دعوتك لها يتطلب شجاعة كبيرة لكنها في المقابل تساعدك في البقاء مركزا على ما هو اهم بالنسبة لك وهو عملك.
- التوقيت هو كل شيء
قم بمنح الاشخاص مهلة كافية، فاي شيء اقل من بضعة ايام عمل سيتم الاستياء منه وتواجه الكثير من الوجوه العابسة، كن متاكدا على وضع وقت في جدول اعمالك قبل وبعد موعد الاجتماع للتحضير لما سيتم مناقشته ومن بعد ذلك لتدوين ما ستقوم به.
جدول الاعمال يجب ان يكون فيه وقت مخصص لكل نقطة قبل الانتقال للنقطة التالية، والاهم من ذلك اذا حاول احد الاشخاص الخروج عن محور النقاش وتحويله الى نقطة شخصية او يتم الهاؤه بسب احد الاجسام المشعة او المضيئة، قم بوضع كل امر في نصابه بالترتيب من اجل احترام عقلية بقية الحاضرين في الاجتماع.
الاجتماعات الدورية تتطلب البعض من اغلبية الصوت او الضوء الاخضر حيث يكونون في الغالب اسولأ المذنبين عندما يتعلق الامر باضاعة وقت الجميع.
- استخدم التقنية لتمنح الجميع حق الحديث
معظم العلامات التجارية الكبرى في عالم الاعمال التقنية يقومون باستخدام جوجل موديريتر لتضمن ان الجميع حتى الانطوائيين منهم يمكنك طرح الاسئلة خلال الاجتماعات.
حيث يقوم فريق العمل بالتصويت على افضل هذه الاسئلة ليتم الاجابة عليها في نهاية الاجتماع، لكن الخبر السيء هو ان جوجل موديريتر لم يعد موجودا الان والخبر الجيد هو ان سبيك اب قامت باطلاق سبيك اب لايف وهو مجاني بنسخته التجريبية.
ان ترك الموظفين اصحاب الثقة العالية بانفسهم والمندفعين في الحياة للسيطرة على اجواء الحديث خلال الاجتماعات هي وصفة لتحقيق نتائج دون المستوى المطلوب، لكن الشركات تفشل بشكل معتاد وروتيني على استخلاص الحكمة الجماعية لكافة الموظفين وخاصة الهادئين منهم.
- المتابعة اجبارية
اذا لقد قمنا بانفاق العديد من الاف الدولارات باجور على ساعات العمل، وكلفة الفرصة لمناقشة هذه المواضيع المهمة للغاية وتحقيق هدفنا.
المسؤول عن ادارة الاجتماع بحاجة الى تذكير وماكبة الموظفين باخر التحديثات عن بنود العمل، المالكين ومواعيد تسليم العمل، اذا لم يكن هنالك متابعة فان الجميع كان قد اهدر وقته من خلال حضور الاجتماع الذي تم مناقشة هذه الامور خلاله.
تغيير التصرف وبناء النضباط في ما يتعلق بمتى وكيف يتم جدولة الاجتماعات ليس امرا سهلا، لكن اذا التزمت بتكليف هذه الادوار ستندهش بعدد الاجتماعات التي ستبدأ بالتساقط عن جدول اعمالك، لماذا؟؟
لان جدولة الاجتماعات هي طريقة كسولة وسهلة لعملها، جدولة اجتماع وادارته بشكل فعال ليس امر سهلا في المقابل، فتخيل كم من الوقت الاضافي سنحصل عليه للقيام باعمالنا.